Alternatif teklif verilmesine izin verilen ihalede idare tarafından idari şartnamede nasıl bir düzenlenmesi gerekir ?
KAMU İHALE KURUL KARARI
Toplantı No : 2017/057
Gündem No : 58
Karar Tarihi : 15.11.2017
Karar No : 2017/UM.II-3070
BAŞVURU SAHİBİ:
Yol-Bak Yol Bakım ve Kar Mücadele Araçları San. Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satın Alma Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2017/315483 İhale Kayıt Numaralı “Tuz Serpme Makinası ve Kar Küreme Aparatı Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satınalma Müdürlüğü tarafından 04.08.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tuz Serpme Makinası ve Kar Küreme Aparatı” ihalesine ilişkin olarak Yol-Bak Yol Bakım ve Kar Mücadele Araçları San. Tic. Ltd. Şti.nin 22.09.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.09.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.10.2017 tarih ve 55023 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.10.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2017/2501 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
1) Söz konusu ihalede teklif dosyası kapsamında Mengerler Ticaret A.Ş. adına ve Hases Otomotiv Yatırım ve Pazarlama A.Ş. adına kesilen faturaların noter tasdikli olarak sunulduğu, özel sektöre yapılan işe ait kesilen faturaların teklif zarfı kapsamında ihale komisyonuna sunulmasına karşın sözleşmelerin sunulmadığı, İdari Şartname’de faturalarla birlikte sözleşmelerin de sunulmasına dair düzenlemenin bulunmadığı ve İdari Şartname ekinde buna uygun herhangi bir form bulunmadığından söz konusu belgenin eksikliğinden dolayı tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata uygun olmadığı, mevzuat uyarınca teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin idarelerce tamamlatılması gerektiği,
2) İdari Şartname’nin 7.5.6.2’nci maddesinde yer alan listede birden fazla marka model teklif edilmesinin alternatif teklif oluşturmadığı, verilen tekliflerin idarenin ihtiyaçlarına yönelik tercihte bulunabilmesini sağlamak amacıyla yapıldığı ve fiyat farkı içermediği, tekliflerinin alternatif teklif niteliği taşımadığı, bu gerekçe ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu,
3) İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bedelinin idarenin belirlemiş olduğu yaklaşık maliyetin 670.804,80 TL+KDV üzerinde olmasına rağmen ihaleye devam edilmesinin kamu zararına sebep olacağı, idarenin ödeneği olsa dahi aradaki farkın kabul edilebilir bir miktar olmadığı, dolayısıyla ihalenin iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı tarafından 04.08.2017 tarihinde yapılan “Tuz Serpme Makinası ve Kar Küreme Aparatı Alımı” işine ilişkin ihaleye 3 isteklinin katıldığı, 15.09.2017 onay tarihli ihale komisyonu kararında Yol-Bak Yol Bakım ve Kar Mücadele Araçları San. Tic. Ltd. Şti.nce iş deneyimini tevsik etmek üzere özel sektöre gerçekleştirilen işlerle ilgili olarak faturaların sunulduğu, söz konusu işlere ilişkin olarak sözleşme sunulmadığından ayrıca ihale dokümanında alternatif teklif sunulabileceğine ilişkin herhangi bir düzenleme bulunmamasına rağmen marka-model listesi ekinde alternatif model önerildiğinden anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, aynı komisyon kararı ile ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak Koluman Motorlu Araçlar Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketinin belirlendiği, TDI Mühendislik Makine San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.
İdareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında, istekli tarafından özel sektöre yapılan işler için özel sektör tarafından düzenlenen iş bitirme belgesi sunulamayacağı, özel sektöre gerçekleştirilen işler için sözleşme ve faturaların bir arada sunulması zorunluluğu bulunduğu, faturaları sunulan işlere ait sözleşmelerin teklif ile birlikte sunulmadığı ve bu eksik belgelerin tamamlatılamayacağından başvuru sahibinin iddiasının reddedildiği ifade edilmiştir.
İhaleye ait İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu işin adının “90 Adet Tuz Serpme Makinası ve 105 Adet Kar Küreme Aparatı” olduğu, “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.1. İsteklinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kesin kabul işlemleri tamamlanan mal alımlarıyla ilgili yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında gerçekleştirilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak deneyimini gösteren belge veya teknolojik ürün deneyim belgesi sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin %25’inden az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.
31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Özel sektöre ve yurt dışında gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerin iş deneyiminin belgelendirilmesi” başlıklı 46’ncı maddesinde “(1) Özel sektöre ve yurt dışında gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki hususlar esas alınır:
a) Özel sektöre gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerde; işe ilişkin sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına yönelik olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile serbest meslek makbuzu nüshaları veya bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifleriyle birlikte sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş bitirme belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınmaz.
…
c) Özel sektöre ve yurt dışında gerçekleştirilen işler ile alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işlerin kabulünün, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yılda yapılmış olması durumunda sözleşme tutarı tam olarak değerlendirilir. Sözleşmede kabul tarihine ilişkin bir düzenleme bulunmuyor ise, iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında sunulan faturalardan en son düzenlenen fatura tarihi kabul tarihi olarak dikkate alınır. Kesin kabul tarihi, ilk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında olan mal alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerde de sözleşme tutarı tam olarak değerlendirilir.
…” hükmü yer almaktadır.
Mevzuatın yukarıya aktarılan hükmüne göre özel sektöre gerçekleştirilen işlere ilişkin iş deneyimin belgelendirilmesinde, işe ilişkin sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına yönelik olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile serbest meslek makbuzu nüshaları veya bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretlerinin, iş deneyimini gösteren belgeler olduğu, belirtilen işler için iş bitirme belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınmayacağı belirtilmiştir.
Başvuru sahibi Yol-Bak Yol Bakım ve Kar Mücadele Araçları San. Tic. Ltd. Şti.nin idarece gönderilen teklif dosyası kapsamında sunulan belgelerinin incelenmesi neticesinde;
Anılan istekli tarafından Hases Otomotiv Yatırım ve Pazarlama Anonim Şirketi Teklif dosyası kapsamında tarafından düzenlenmiş olan 17.07.2017 tarihli yüklenici iş bitirme belgesinin sunulduğu, söz konusu belgeye konu işin “50 adet kar küreme bıçaklı tuz serpme makineli damperli kamyon alımı” olduğu, sözleşme tarihinin 13.09.2012, sözleşme bedelinin (KDV hariç) 2.400.000,00 TL, toplam sözleşme tutarının (KDV hariç) 12.748.020,00 TL, kesin kabul tarihlerinin 02.10.2012, 08.02.2013 ve 18.02.2013, belge tutarının (KDV hariç) 2.4000.000,00 TL olduğu görülmüştür. Yine teklif dosyası kapsamında, Yol-Bak Yol Bakım ve Kar Mücadele Araçları San. Tic. Ltd. Şti. tarafından Hases Otomotiv Yatırım ve Pazarlama Anonim Şirketi adına düzenlenen 02.10.2012 tarihli (KDV hariç) 480.000,00 TL, 08.02.2013 tarihli (KDV hariç) 720.000,00 TL, 18.02.2013 tarihli (KDV hariç) 1.200.000,00 TL bedelli hidrolik tertibatlı kar bıçağı ve tuz serici satışına ilişkin fatura örnekleri bulunduğu, söz konusu fatura örneklerinin yeminli mali müşavir onaylı olduğu belirlenmiştir.
Ayrıca yine başvuru sahibi tarafından Mengerler Ticaret Türk Anonim Şirketi tarafından düzenlenmiş olan 25.04.2017 tarihli yüklenici iş bitirme belgesinin sunulduğu, söz konusu belgede işin adının “Kışla mücadele ekipmanlı damperli kamyon alımı” olarak belirtildiği, sözleşme tarihinin 10.07.2013, sözleşme bedeli, toplam sözleşme tutarı ve belge tutarının (KDV hariç) 5.199.480,00 Euro, kesin kabul tarihlerinin 09.10.2013 ve 07.11.2013 olduğu görülmüştür. Teklif dosyası kapsamında Yol-Bak Yol Bakım ve Kar Mücadele Araçları San. Tic. Ltd. Şti. tarafından Mengerler Ticaret Türk Anonim Şirketi adına düzenlenen 09.10.2013 tarihli (KDV hariç) 1.469.668,20 TL ve 07.11.2013 tarihli (KDV hariç) 1.382.119,20 TL bedelli tuz serici ve kar bıçağı satışına ilişkin fatura örneklerinin sunulduğu, söz konusu fatura örneklerinin noter onaylı olduğu anlaşılmıştır.
Netice olarak, başvuru sahibi tarafından iş deneyimi tevsik amacıyla özel sektöre taahhüt edilen işlere ilişkin fatura örneklerinin sunulduğu ancak yukarıda anılan Yönetmelik’in 46’ncı maddesinde belirtildiği üzere söz konusu faturalara ilişkin sözleşmelerin sunulmadığı, teklif dosyası kapsamında idareye sunulmayan belgelerin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği ve dolayısıyla eksiliğin sonradan tamamlatılamayacağı belirlendiğinden, başvuru sahibinin teklifinin idarece değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinden ilkinin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
İdareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında, “İşe ait İdari Şartname’nin 7.5.6.2’nci maddesinde istenilen Marka Model tablosunda bir birlerine alternatif markalar sunulmuş olup; alternatif teklif edilen ürünler arasında nitelik ve fiyat farklarının olacağı, teknik şartnameyi tam olarak karşılayan marka model tek ürünün teklif edilmesi gerektiği nedenleriyle sonuçta İdari Şartname’nin alternatif teklifler başlıklı 20.1’inci maddesinde yazılı “Bu ihalede alternatif teklif verilmeyecektir” hükmüne aykırı olduğu anlaşıldığından teklifin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık tespit edilemediğinden başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.” ifadelerine yer verilerek başvuru reddedilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,
Aynı Kanun’un “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “…
Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.” hükmü,
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde “a) Alternatif teklif: İhale dokümanında hüküm bulunması halinde, bir ihalede aynı aday veya istekli tarafından ihale konusu malın teknik şartnamesinde belirlenen asgari özellik ve şartları sağlamakla birlikte birbirinden farklı teknik özelliklere sahip ürünlerin, asıl teklifin yanı sıra alternatif olarak sunulmasını ifade eder” hükmü yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Alternatif teklif” başlıklı 59’uncu maddesinde “59.1. İdare tarafından mal alımı ihalelerinde alternatif teklif verilip verilemeyeceğine yönelik düzenlemenin ihale dokümanında yapılması gerekmektedir. İdare tarafından alternatif teklif verilmesine izin verilen ihalede belli bir sayının üzerinde alternatif teklif verilmemesinin öngörülmesi durumunda isteklilerin verebileceği azami alternatif teklif sayısı ihale dokümanında belirtilecektir.
59.2. Alternatif teklif verilmesine izin verilen ihalede idare tarafından idari şartnamede istekli tarafından her bir teklif için ayrı bir teklif mektubu sunulacağı belirtilecektir.
59.3. Alternatif teklif veren isteklinin teklif fiyatlarının birbirinden farklı olması durumunda istekli tarafından yüksek tutarlı teklif esas alınarak sadece bir geçici teminat verilmesi mümkündür.
59.4. İhale komisyonu, isteklinin ihale dokümanında öngörülen yeterlik kriterini sağlayıp sağlamadığını her bir teklif için ayrı ayrı değerlendirir.
59.5. İdare tarafından ihale konusu malın teslim süresi ve teslim şekli gibi hususlar ihale dokümanında düzenlendiğinden aynı mal için farklı teslim süresi ve teslim şekilleri alternatif teklif olarak kabul edilmeyecektir.” açıklaması yer almaktadır.
Mevzuatın yukarıya aktarılan hükümlerine göre; alternatif teklifin, bir ihalede aynı aday veya istekli tarafından ihale konusu malın teknik şartnamesinde belirlenen asgari özellik ve şartları sağlamakla birlikte birbirinden farklı teknik özelliklere sahip ürünlerin, asıl teklifin yanı sıra alternatif olarak sunulmasını ifade ettiği, idare tarafından mal alımı ihalelerinde alternatif teklif verilip verilemeyeceğine yönelik düzenlemenin ihale dokümanında yapılması gerektiği, alternatif teklif verilmesine izin verilen ihalede idare tarafından idari şartnamede istekli tarafından her bir teklif için ayrı bir teklif mektubu sunulacağının düzenlenmesi gerektiği anlaşılmıştır.
İdari Şartname’nin “Alternatif teklifler” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede alternatif teklif verilmeyecektir.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “7.5.6.2. İstekliler teklif edilen mala ait açık şekilde yazılmış marka ve modellerinin bulunduğu aşağıdaki tabloyu doldurarak imzalı şekilde teklif eklerinde sunacaklardır.
Sıra No Teklif Edilen Ürün Marka Model
1 Tuz Serpme Makinası
2 Kar Küreme Aparatı
7.5.6.3. İstekliler, teklif edilen malın ihale dokümanında belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacı ile ayrıntılı teknik bilgilerin yer aldığı kataloglarını, teknik çizimlerini, fotoğraflarını ve benzeri tanıtım materyallerini teklif eklerinde verecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.
Söz konusu ihaleye ait birim fiyat teklif cetveli aşağıda yer verilen şekilde düzenlenmiştir.
A B
Sıra No Mal Kaleminin Adı ve Kısa Açıklaması Birimi Miktarı Teklif Edilen Birim Fiyat (Para birimi belirtilerek) Tutarı (Para birimi belirtilerek)
1 Tuz Serpme Makinası adet 90
2 Kar Küreme Aparatı adet 105
Toplam Tutar (K.D.V Hariç)
Söz konusu iddiaya ilişkin olarak yapılan incelemede; başvuru sahibi isteklinin teklifi kapsamında ihale komisyonu başkanlığına İdari Şartname’nin 7.5.6.2’nci maddesinde yer alan düzenleme gereği teklif edilen ürünün marka ve modelinin gösterildiği belgenin sunulduğu, söz konusu belgede birinci alternatif olarak “Bucher Termolojik Sistem ELMR 152-60/03” ikinci alternatif olarak Yol-Bak Termolojik Sistem markasına ilişkin bilgilerin belirtildiği, aynı belge üzerinde “İhalenin üzerimizde kalması halinde İstanbul Büyükşehir Belediyesi İdaresi hangi markayı tercih ederse onu kullanacağımızı taahhüt ediyoruz. Her iki alternatifte Teknik Şartname’ye %100 uyumludur ve Şartname gerekliliklerini yerine getirmektedir” ifadesinin de yer aldığı iki farklı marka teklif edilen bir belge sunulmuştur.
İhale dokümanında alternatif teklif verilemeyeceğinin düzenlenmesine rağmen başvuru sahibi isteklinin ihale komisyonuna iki farklı markayı teklif etmesi, ihale komisyonunun hangi markayı tercih ederse onu kullanacağını taahhüt etmesi Kanun’un temel ilkelerinden rekabet ortamını engellediği ve eşit muamele ilkesini zedelediği kanaatine varılmış olmakla birlikte, isteklinin teklif dosyası kapsamında tek bir teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelini sunduğu, teklif birim fiyat cetvelinde alternatif markaları içeren bir ibarenin bulunmadığı, birim fiyat cetvelinde alınacak olan mallar için tek bir birim fiyatın belirtildiği hususları birlikte değerlendirildiğinde, isteklinin teklifinin alternatif teklif anlamına gelmediği belirlenmiştir.
3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:
Söz konusu iddia hakkında idarece “Kamu İhale Genel Tebliği’nin yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler başlıklı 16.3’üncü maddesinde “Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir” hükümleri gereği yapılan değerlendirme sonucunda istekli tarafından teklif edilen bedel yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte piyasa rayiçlerini yansıttığı ve kabul edilebilir nitelikte görüldüğü, idarenin bu hususta takdir yetkisi de bulunduğu göz önüne alındığında başvuru sahibinin bu iddiası da yerinde bulunmamıştır.” şeklinde cevap verilerek iddia reddedilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Yaklaşık maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” hükmü,
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin ilkeler” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) İdare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre ihale konusu malın KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyeti hesaplanır ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir.
(2) Ön ilan yayımlanmadan önce tahmini alım miktarı esas alınarak hesaplanan yaklaşık maliyet, ihale veya ön yeterlik ilanı öncesi alım miktarı ve diğer hususlar göz önünde bulundurularak yeniden hesaplanabilir.
(3) İhale konusu alımın bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olduğu hallerde, yaklaşık maliyet her bir kısım için ayrı ayrı olmak üzere işin tamamı dikkate alınarak hesaplanır.
(4) Özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde; işçilik, malzeme ve alımla ilgili diğer hususlar dikkate alınarak yaklaşık maliyet hesaplanır. İdare tarafından ihale konusu malın üretimi için yükleniciye verilecek malzeme ve ekipmanlar yaklaşık maliyetin hesaplanmasında dikkate alınmaz.
(5) İhale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet teklif fiyatlarıyla birlikte açıklanır. Pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise yaklaşık maliyet, son yazılı fiyat teklifleriyle birlikte açıklanır. Bu aşamadan önce yaklaşık maliyet açıklanamaz ve ilan edilemez.
(6) Yaklaşık maliyetin idarelerce hesaplanması esastır. Ancak, işin özelliğinden dolayı, idarelerce hazırlanmasının mümkün olmaması sebebiyle teknik şartnamenin danışmanlık hizmeti alınarak hazırlatılması durumunda, bu kapsamda yaklaşık maliyet de aynı danışmanlık hizmet sunucusuna hesaplatılabilir.
(7) İhale komisyonu, yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığını belirlemesi durumunda; değişikliğin gerekçelerini belirtmek suretiyle güncellediği yaklaşık maliyeti dikkate alır.” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “Yaklaşık maliyetin hesaplanması” başlıklı 8’inci maddesinde “(1) İdare yaklaşık maliyetin hesaplanmasında; alım konusu malın niteliğini, miktarını, teslim süresini, nakliyesini, sigortasını ve diğer özel şartlarını belirterek KDV hariç fiyat bildirilmesini ister. Ancak, idare, gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerini ve proforma faturaları değerlendirmeye almaz.
(2) Yaklaşık maliyetin hesaplanmasında kullanılan her tür bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verilir. Değerlendirmeye alınmayan fiyat bildirimleri ile proforma faturaların değerlendirmeye alınmama gerekçeleri de hesap cetvelinde belirtilir.
(3) İdare, alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, aşağıdaki (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentleri çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplar:
a) İdare, alım konusu malın özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.
b) İdare, piyasada alım konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de fiyat bildirimi veya proforma fatura isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.
c) İdare, alım konusu mala ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğlerinde yer alan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Bu fiyatlarda KDV veya farklı nitelikte giderler bulunması durumunda bu giderler fiyatlardan indirilerek yaklaşık maliyet hesaplanır.
Ç) İdare, alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış ise bu alımlarda ortaya çıkan sözleşme bedelleri, endeks veya Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan ilgili endekslerden uygun olanı kullanmak suretiyle güncelleyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Döviz ile yapılmış olan alımlarda ise Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru veya çapraz kur üzerinden fiyatlar güncellenerek yaklaşık maliyet hesaplanabilir.
d) İdare, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarında yayımlanan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.” hükmü yer almaktadır.
Yukarıya aktarılan mevzuat hükümlerine göre; ihale yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyetin belirleneceği ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği, alım konusu malın niteliğini, miktarını, teslim süresini, nakliyesini, sigortasını ve diğer özel şartlarını belirterek KDV hariç fiyat bildirilmesini isteyebileceği, alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, yukarıda (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen yöntemler çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplayabileceği anlaşılmaktadır.
Yaklaşık maliyet cetveli ve eki olan belgeler ile ihale onay belgesi incelendiğinde, yaklaşık maliyetin piyasada faaliyet gösteren firmalardan alınan teklifler ve benzer özellikteki ekipmanların 2015 yılı alım fiyatının güncellenmiş halinin aritmetik ortalaması alınması suretiyle KDV hariç 8.128.945,20 TL hesaplandığı, kullanılabilir ödenek tutarının da 8.128.945,20 TL belirlendiği görülmüştür.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde “16.3.1. Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu;
a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,
b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,
c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,
Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.
16.3.2. Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir” açıklaması yer almaktadır.
Tebliğ’in yukarıda yer alan düzenlemesinde, yaklaşık maliyetin üzerinde fiyat teklif edilmesi halinde ihale komisyonunun, yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen herhangi bir husus olup olmadığını, yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını, verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese edeceği ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ise ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahip olduğu, diğer taraftan yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında tekliflerin kamu yararı ve hizmet gereklerine göre kabul edilebileceği ve bu durumda sorumluluğun idareye ait olduğu belirtilmiştir.
15.09.2017 tarihli ihale komisyonu kararı incelendiğinde ihalenin 8.799.750,00 TL teklif sunan Koluman Motorlu Araçlar Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketinin üzerinde bırakıldığı, söz konusu teklifin başvuru sahibinin de iddiasında belirttiği üzere yaklaşık maliyetin 670.804,80 TL üzerinde olduğu görülmüştür.
İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satın Alma Daire Başkanlığının ek ödenek talebi konulu 25.08.2018 tarih 1918 sayılı yazısında “ … İhale dosyasındaki yaklaşık maliyet cetveli üzerinde yapılan incelemede; yaklaşık maliyet olarak en yüksek fiyat teklifi hariç, benzer özellikteki ekipmanların 2015 yılı alım fiyatının güncellenmiş hali ile diğer tekliflerin aritmetik ortalamasının esas alındığı, 2015 yılı güncel fiyat hariç bütün tekliflerin aritmetik ortalamasının 10.200.750,00 TL+KDV olduğu anlaşılmış olup ihalede yaklaşık maliyetin üzerinde kalan ve en düşük geçerli teklif olarak verilen 8.799.750,00 TL+KDV tutarındaki teklifin kamu yararı ve hizmet gerekleri dikkate alındığında uygun olduğu kanaatine varılmıştır …” ifadesiyle başkanlık makamından ilave ödenek tahsis talebinde bulunulduğu anlaşılmıştır.
Söz konusu talep yazısına karşılık 07.09.2017 tarih ve 986173-9055 sayılı cevap yazısında talep edilen ek taahhüt kaydının yapıldığı ve yeni ödenek tutarının 8.799.750,00 olarak güncellendiği belirlenmiştir.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.3.2’nci maddesinde “Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir” yer alan açıklamada dikkate alındığında idarenin ihaleyi yaklaşık maliyetin üzerinde teklif eden istekli üzerinde bırakması noktasında yapılan açıklamalara uygun olarak gereken işlemleri yerine getirerek mevzuata uygun şekilde işlem tesis ettiği belirlendiğinden, başvuru sahibinin bu iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi.
