İhalede sunulmayan bir belge sonradan tamamlatılabilir mi?

KAMU İHALE KURUL KARARI

Toplantı No : 2015/052

Gündem No : 55

Karar Tarihi : 02.09.2015

Karar No : 2015/UM.III-2412

Şikayetçi:

Doğuş Tekstil Ve Temizlik Mak. Paz. San. Tic. Ltd. Şti.

İhaleyi Yapan Daire:

Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü

Başvuru Tarih ve Sayısı:

13.08.2015 / 69316

Başvuruya Konu İhale:

2015/68591 İhale Kayıt Numaralı “Genel Müdürlüğümüze Bağlı Bandırma Bor Ve Asit Fabrikaları İşletme Müdürlüğünde Kullanılmak Üzere Endüstriyel Tip Temizlik Aracı” İhalesi

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karar:

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ

BAŞVURU SAHİBİ:

Doğuş Tekstil ve Temizlik Mak. Paz. San. Tic. Ltd. Şti.,

Ziyagökalp Cad. Eski Turgut Özal Cad. No: 29 Kat: 2 Başakşehir / İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü,

Ayvalı Mah. Halil Sezai Erkut Cad. Afra Sok. 06010 Keçiören/ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/68591 İhale Kayıt Numaralı “Genel Müdürlüğümüze Bağlı Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme Müdürlüğünde Kullanılmak Üzere Endüstriyel Tip Temizlik Aracı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü tarafından 13.07.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Genel Müdürlüğümüze Bağlı Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme Müdürlüğünde Kullanılmak Üzere Endüstriyel Tip Temizlik Aracı” ihalesine ilişkin olarak Doğuş Tekstil ve Temizlik Mak. Paz. San. Tic. Ltd. Şti.nin 31.07.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.08.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.08.2015 tarih ve 69316 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.08.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/2096 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuru sahibi tarafından teklif edilen aracın süpürme genişliğinin bahse konu ihaleye ait Teknik Şartname’nin “Fırçaların Özellikleri” başlıklı 5’inci maddesinin ikinci fıkrasında yer alan düzenlemeye uygun olmadığı gerekçesiyle idarece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, şikâyet başvurusu kapsamında teklif ettikleri aracın teknik özelliklerini gösterir belgelerin fabrikadan istenildiği ve idareye sunulduğu, söz konusu belgeler incelendiğinde, teklif ettikleri aracın makinenin süpürge genişliğinin 3050 mm’ye ulaştığının kanıtlandığı, bu doğrultuda teklif ettikleri aracın anılan Şartname’de yer alan düzenlemeyi karşıladığı, ayrıca, şikâyet başvurusuna ilişkin olarak idarece verilen cevapta CM 200 2B aracı ile CM 200 EV 2B aracının aynı araç olmadığının belirtildiği, ancak aracın fabrikasından alınan yazı incelendiğinde söz konusu araçların aynı özellikleri taşıyan araçlar olduğunun görüleceği, dolayısıyla İdari Şartname’nin 32’nci maddesinin birinci ve ikinci fıkrasının dikkate alınarak Teknik Şartname’ye uygun olmayan aracın istenilen özelliklere getirildiği, diğer taraftan kataloglarda bazı teknik verilerin yer almadığı, bu açıdan ihtiyaç olduğunda bu eksikliklerin fabrikadan temin edilebileceği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi sonucunda, 23.07.2015 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre 13.07.2015 tarihinde gerçekleştirilen inceleme konusu ihaleye 2 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda başvuru sahibi Doğuş Tekstil ve Temizlik Mak. Paz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen aracın Teknik Şartname’nin 5’inci maddesinin ikinci fıkrasında alıma konu araç için istenilen özelliğin karşılanmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Uğurel İnşaat Taah. Havacılık San. ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ise tek geçerli teklif olarak belirlendiği ve ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

a) Başvuru sahibi tarafından tarafından teklif edilen aracın süpürme genişliğinin bahse konu ihaleye ait Teknik Şartname’nin “Fırçaların Özellikleri” başlıklı 5’inci maddesinin ikinci fıkrasında yer alan düzenlemeye uygun olmadığı gerekçesiyle idarece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik yapılan incelemede;

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 14’üncü maddesinin birinci fıkrasında “Alınacak malın teknik kriterleri ve özellikleri, ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamede düzenlenir. …” hükmü

Anılan Yönetmelik’in “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler, imalat belgeleri ve kapasite raporu” başlıklı 40’ıncı maddesinin dördüncü fıkrasında “Makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik dokümanda düzenleme yapılmış ise bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Endüstriyel Tip Temizlik Aracı Alımı

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü:

Genel Müdürlüğümüze Bağlı Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme Müdürlüğünde Kullanılmak Üzere 1 Adet Endüstriyel Tip Temizlik Aracı Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme Müdürlüğü Bandırma/BALIKESİR …” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5.6’ncı maddesinde “Teklifle birlikte kullanma kılavuzları (Türkçe olarak) kataloglar ile aracın bütün teknik bilgileri verilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale konusu işe ait Teknik Şartname’nin “Fırçaların Özellikleri” başlıklı 5’inci maddesinde “5.2. Aracın, tek taraftan (sağ veya sol) süpürme genişliği en az 1500 mm olacaktır. Fırçalar tam olarak açıldığında ise, fırçaların bir dışından öbür dışına ölçülmek üzere süpürme genişliği en az 3000 mm olacaktır. Bu süpürme genişliğine, 3. bir fırça yardımı olmadan, standart 2 fırça ile ulaşılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan Yönetmelik’in 14’üncü maddesinde yer alan hükümden, mal alımı kapsamında gerçekleştirilecek ihalelerde alınması planlanan malın teknik özellikleri ve kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan Teknik Şartname’ de yer verilmesi gerektiği,

Ayrıca, aynı Yönetmelik’in 40’ıncı maddesinin dördüncü fıkrasında ise makine, teçhizat ve diğer ekipmanın teknik kriterlerine yönelik dokümanda düzenleme yapılmış ise bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulmasının zorunlu olduğu anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede, başvuruya konu ihale incelendiğinde; İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5.6’ncı maddesinde isteklilerin teklif dosyaları kapsamında teklif ettikleri aracın kullanım kılavuzları (Türkçe olarak), kataloglar ile aracın bütün teknik bilgilerinin sunulmasının istenildiği, diğer taraftan alımı yapılacak araca ilişkin teknik bilgilere ve kriterlere Teknik Şartname kapsamında yer verildiği görülmüştür.

Başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına dayanak gösterilen ve yukarıda aktarılan Teknik Şartname’nin “Fırçaların Özellikleri” başlıklı 5’inci maddesinin ikinci fıkrasına bakıldığında, alımı yapılacak aracın, tek taraftan (sağ veya sol) süpürme genişliği en az 1500 mm olacağı, fırçalar tam olarak açıldığında ise, fırçaların bir dışından öbür dışına ölçülmek üzere süpürme genişliği en az 3000 mm olması gerektiği, bu süpürme genişliğine ise üçüncü bir fırça yardımı olmadan, mevcut iki fırça ile ulaşılması gerektiği düzenlenmiştir.

Başvuru sahibi Doğuş Tekstil ve Temizlik Mak. Paz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından iddia konusu hususa ilişkin teklifleri kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde;

Hako Citymaster 2000 marka (Yeni Euro Motorlu) yol süpürme aracına ilişkin kullanım kılavuzlarına (Türkçe olarak), katalog ile aracın teknik bilgilerini gösteren belgelerin sunulduğu görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından teklif edilen HakoCitymaster 2000 marka aracın iki fırçalı olması durumunda sahip olduğu teknik özelliklerin gösterildiği katalog incelendiğinde; “2- Fırça Sistemi” başlıklı bölümünde ( “… max 2.50m süpürme eni ile ve çalışma esnasında çalıştırılabilen …” özelliğine ve ayrıca söz konusu araca ait teknik donanıma ilişkin bilgilerin yer aldığı “Teknik Detaylar’ başlıklı bölümde ise “maksimum süpürme eninin 2.500mm” olduğu belirtilerek söz konusu maksimum süpürge genişliği hakkında bilgilere yer verildiği görülmüştür.

Bu bağlamda; başvuru sahibi tarafından sunulan söz konusu belgelerde yer alan “maksimum” kelimesi incelendiğinde, söz konusu kelimenin Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlüğü’ne göre “Azami, Değişebilen bir niceliğin varabileceği en yüksek olan (sınır), maksimal” olarak tanımlandığı, bu açıdan ve yukarıda aktarılan hususlar bir arada değerlendirildiğinde; teklif edilen aracın süpürge genişliğinin araca ilişkin sunulan teknik bilgileri gösterir belgeler kapsamında (aracın iki fırçalı olması durumunda) varabileceği en yüksek noktanın 2,50 m olduğu, gelinenen bu noktada idare tarafından alımı yapılacak araca ilişkin Teknik Şartname’nin Fırçaların Özellikleri” başlıklı 5’inci maddesinin ikinci fıkrasında; aracın üçüncü bir fırça yardımı olmadan, yani iki fırça ile ulaşılması gereken 3000 mm’lik süpürme genişliğine anılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan belgeler üzerinden ulaşılamadığı, dolayısıyla söz konusu istenilen teknik kriterin tevsik edilemediği sonucuna varılmış olup, idarece başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu anlaşılmıştır.

b) Diğer taraftan başvuru sahibince kataloglarda bazı teknik verilerin yer almadığı, bu açıdan ihtiyaç olduğunda bu eksikliklerin fabrikadan temin edilebileceği iddiasını yönelik yapılan incelemede ise;

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 nci maddesinin 2 nci fıkrasında; “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…..” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde

“16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir. …” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2.Teklifin esasini değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. …” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan Kanun ve Yönetmelik hükümleri bir arada değerlendirildiğinde; başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamayacağı,

Diğer taraftan; başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak isteneceği anlaşılmaktadır. Aktarılan hükümler çerçevesinde, hiç sunulmamış olan bir belgenin tamamlatılabilmesi mümkün olmadığı gibi, sunulan bir belgede teklifin esasını değiştirecek nitelikte olan bilgi eksiklikleri de tamamlatılamayacağı sonucuna ulaşılmaktadır.

Ayrıca yukarıda aktarılan Tebliğ hükmüne bakıldığında; ihale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacağı hususundan bahsedildikten sonra; geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler ile aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılacağı ve bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan resen istenebileceği açıklamalarına yer verildiği anlaşılmaktadır.

Yukarıda aktarılan Kanun, Yönetmelik ve Tebliğ hükümleri çerçevesinde, başvuru sahibi tarafından kataloglarda bazı teknik verilerin yer almadığı, bu açıdan ihtiyaç olduğunda bu eksikliklerin fabrikadan temin edilebileceği, dolayısıyla söz konu teknik bilgileri gösterir belgelerde yer almayan eksikliklerin İdari Şartnamane’nin yukarıda aktarılan düzenlemeleri çerçevesinde ihaleyi yapan idarece istenebileceği iddiaları kapsamında somut olay incelendiğinde; idarece İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5.6’ncı maddesinde teklifle birlikte kullanma kılavuzları (Türkçe olarak), kataloglar ile aracın bütün teknik bilgilerinin verilmesinin bir yeterlilik kriteri olarak düzenlediği, bu nedenle ihaleye teklif verecek isteklilerin alım yapılacak araca ilişkin Teknik Şartname’de yer alan bütün teknik verilerin yer aldığı hususları tevsik edecek belgelerin sunulması gerektiği, başvuru sahibi tarafından da bu doğrultuda alımı konu araca ilişkin İdari Şartname’de yeterlilik kriteri olarak düzenlenmiş ve aracın teknik özellikleri gösterir bilgi ve belgelerin sunulduğu, ancak incelemenin (a) kısmında ifade edildiği üzere değerlendirme dışı bırakılmasına dayanak gösterilen Teknik Şartname’nin “Fırçaların Özellikleri” başlıklı 5’inci maddesinin ikinci fıkrasında yer alan teknik özelliğe başvuru sahibi tarafından sunulan belgeler üzerinden ulaşılamadığı, bu itibarla araca ilişkin istenen ilgili teknik özelliğin tevsik edilemediği, dolayısıyla İdari Şartname kapsamında sunulan ve Teknik Şartname’de istenilen bilgileri içermeyen söz konusu eksikliğin, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olan bir bilgi eksikliği niteliği taşıdığı, bu nedenle, söz konusu esasa etkili olan eksikliğin idarece tamamlatılması yoluna gidilmesi durumunda ise, ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan teklifin uygun hale getirilmesi amacına neden olacağı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.