Teklif mektubunu imzalayana ait imza beyannamesi yerine imza sirkülerinin sunulması elenme sebebi midir?

Toplantı No : 2021/043
Gündem No : 26
Karar Tarihi : 20.10.2021
Karar No : 2021/UH.II-1916

BAŞVURU SAHİBİ:  Utem Planlama Proje İnşaat İş Mak. Eğt. ve Dan. Hiz. Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE: Gemlik Belediye Başkanlığı Kentsel Dönüşüm Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:  2021/529634 İhale Kayıt Numaralı “Kentsel Tasarım Projesi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Gemlik Belediye Başkanlığı Kentsel Dönüşüm Müdürlüğü tarafından 23.09.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kentsel Tasarım Projesi” ihalesine ilişkin olarak Utem Planlama Proje İnşaat İş Mak. Eğt. ve Dan. Hiz. Tic. Ltd. Şti.nin 28.09.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.09.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.09.2021 tarih ve 45243 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.09.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1605 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde istenilen tüzel kişinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin, teklif mektubunu imzalayan kişinin imzasının noterlik tarafından onaylandığını ve geçerli olduğunu ispatlamak amacını taşıdığı, imza beyannamelerinde imzayı veren kişinin her türlü resmi kurum ve kuruluşlardaki iş ve işlemlerde örneklerini verdiği imzayı kullanacağı, noterlik makamı tarafından imzanın bu kişiye ait olduğunun ve huzurda alındığının onaylandığı, imza sirkülerinin ise imza örneğinin ve kişinin imza yetkisinin tek belgede teyit edilmesini sağlayan bir belge olduğu, taraflarınca başvuruya konu ihalede teklif mektubunu imzalayan şirket yetkilisi Adem Yerlikaya’ya ait 29.04.2016 tarihli Ankara 67. Noterliği tarafından düzenlenen imza sirkülerinin sunulduğu, imza sirkülerinin üzerinde “Şirket adına her türlü resmi kurum ve kuruluşlarında kullanılmak üzere örnekleri bulunan imzamın onaylanmasını talep ederim.” ibaresi ile “Belirtilen imzaların Adem Yerlikaya’ya ait olduğunu, noterlikte huzurumda alındığını, onaylarım.” ibaresinin bulunduğu, teklif dosyalarında sunulan imza sirkülerinin teklif mektubunu imzalayan kişinin imza beyannamesinde yer alan tüm bilgileri kapsadığı, bu doğrultuda taraflarınca teklif mektubunu imzalayana ait imza beyannamesinin sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Tescil” başlıklı 40’ıncı maddesinde “(1) Her tacir, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettirir.

(2) Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kaydının bulunmaması halinde, imzaya yetkili kişilerin imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile bu maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esaslar Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak tebliğ ile belirlenir. …” hükmü,

Anılan Kanun’un 371’inci maddesinde “(1) Temsile yetkili olanlar şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri, şirket adına yapabilir ve bunun için şirket unvanını kullanabilirler. …” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tescil ve ilan” başlıklı 373’üncü maddesinde “(1) Yönetim kurulu, temsile yetkili kişileri ve bunların temsil şekillerini gösterir kararının noterce onaylanmış suretini, tescil ve ilan edilmek üzere ticaret siciline verir.

(2) Temsil yetkisinin ticaret sicilinde tescilinden sonra, ilgili kişilerin seçimine veya atanmalarına ilişkin herhangi bir hukuki sakatlık, şirket tarafından üçüncü kişilere, ancak sakatlığın bunlar tarafından bilindiğinin ispat edilmesi şartıyla ileri sürülebilir.

(3) Kamu kurum ve kuruluşları tarafından, ticaret siciline tescil olunan temsile yetkili kişiler ile bunların temsil şekilleri hakkında ticaret sicili kayıtları esas alınır ve şirketten bu kayıtlara ilişkin ticaret sicili müdürlüklerince düzenlenen belgeler ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan dışında hiçbir belge istenemez.” hükmü bulunmaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler …” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İstenecek belgeler” başlıklı 29’uncu maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere istenecek belgeler aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) İhale konusu işin yaklaşık maliyetine bakılmaksızın tüm ihalelerde; adayın veya isteklinin teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu gösteren belgelerin, … idarelerce istenilmesi zorunludur. …” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Tüzel kişilerde; aday veya isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı aday/istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler ihalede sunulur. Aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekir. …” hükmü,

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Kentsel Tasarım Projesi
b) Miktarı ve türü: 23.5 hektar Alanda Kentsel Tasarım Projesi Hizmet Alım İşi
Kentsel Dönüşüme Esas Fizibilite Çalışması Yapılan 23.5 ha Alanda Kentsel Tasarım Projesi Hazırlanması, Uygulamaya Esas Mimari Avan Proje Hazırlanması, Modelleme -Görselleştirme Çalışmaları Hizmet Alımı
c) Yapılacağı yer: Cumhuriyet, Orhaniye, Halitpaşa, Yeni ve Balıkpazarı Mahallelerinde
ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesi. Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler sunulur. …” düzenlemesi bulunmaktadır.

Başvuruya konu ihalenin Gemlik Belediye Başkanlığı Kentsel Dönüşüm Müdürlüğü tarafından açık ihale usulüyle ve götürü bedel teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen “Kentsel Tasarım Projesi” ihalesi olduğu, söz konusu ihalede 13 adet ihale dokümanı edinildiği, 23.09.2021 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 8 teklif sunulduğu, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirmeler sonucunda isteklilerden yalnızca 3 isteklinin teklifinin geçerli teklif olarak belirlendiği, bahse konu geçerli tekliflerin ise yaklaşık maliyete kıyasla çok yüksek olması sebebiyle 28.09.2021 tarihli ihale komisyonu kararıyla ihalenin iptal edilmesine karar verildiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, ihaleye katılacak isteklilerden mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin olarak isteklinin teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgelerin istenilmesinin zorunlu olduğu; ayrıca Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38’inci maddesinde 20.06.2021 tarihinde yapılan değişiklik ile ilanı veya duyurusu 19.08.2021 tarihinden sonra olan ihalelerde, tüzel kişi istekliler için teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belge olarak elektronik ortamda gerçekleştirilmeyen ihalelerde başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin teklif kapsamında sunulmasına ilişkin zorunluluk getirildiği; incelemeye konu ihaleye ilişkin İdari Şartname’nin 7.1.b.2 maddesinin de aktarılan mevzuat değişikliği doğrultuda düzenlendiği anlaşılmıştır.

3 Şubat 2021 tarihli ve 31384 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 7263 sayılı Kanun ile 6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda bazı değişiklikler yapıldığı, 7263 sayılı Kanun’un 22’nci maddesi ile Türk Ticaret Kanunu’nun yukarıda yer verilen “Tescil” başlıklı 40’ıncı maddesine ikinci fıkranın eklendiği, anılan Kanun’un 23’üncü maddesi ile de Türk Ticaret Kanunu’nun “Tescil ve ilan” başlıklı 373’üncü maddesine üçüncü fıkranın eklendiği; yapılan söz konusu değişikliklerle ticaret siciline tescil olunan temsile yetkili kişiler ile bunların temsil şekilleri hakkında kamu kurum ve kuruluşlarınca ticaret sicili müdürlüklerince düzenlenen belge ve ticaret sicil gazetesinde yayımlanan ilanlar dışında ilave belge aranmaması hususunda düzenleme yapılarak hukuki işlem güvenliğinin sağlanması ve tacirler bakımından ilave işlem ve maliyet doğuran uygulamanın sonlandırılmasının amaçlandığı görülmektedir.

Başvuru sahibi tarafından ise teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerden teklif mektubunu imzalayana ait imza beyannamesi yerine taraflarınca imza sirküleri sunulmasının esasa etkili olmadığı, imza sirkülerinin imza beyannamesinde yer alan bilgileri taşıdığı, bu nedenle tekliflerinin geçerli kabul edilmesi gerektiği iddia edilmektedir.

İdarece ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgeler çerçevesinde yapılan incelemede, başvuru sahibi Utem Planlama Proje Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasında bulunan götürü bedel teklif mektubunun şirket müdürü Adem Yerlikaya tarafından imzalandığı, ayrıca teklif mektubunu imzalayan Adem Yerlikaya’ya ait Ankara 67. Noterliği tarafından düzenlenen 29.04.2016 tarihli ve 05784 yevmiye numaralı imza sirkülerinin sunulduğu tespit edilmiş olup anılan kişiye ait imza beyannamesinin sunulmadığı görülmüştür.

Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ticaret siciline tescil olunan temsile yetkili kişiler ile bunların temsil şekilleri hakkında ticaret sicili kayıtlarının esas alınması gerekliliğine yönelik Türk Ticaret Kanunu değişikliği kapsamında, ihale mevzuatının da bürokratik işlemleri azaltmak bakımından bu yönde değişikliğe uğradığı, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda yer verilen maddesinde tüzel kişilerde elektronik ihaleler hariç olmak üzere başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin teklif kapsamında sunulmasının istendiği görülmekte ise de bu değişikliğin bahsi geçen Türk Ticaret Kanunu’nda yapılan değişiklikler sebebiyle meydana geldiği, bu çerçevede başvuru sahibi tarafından teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerden teklif mektubunu imzalayan Adem Yerlikaya’ya ait imza beyannamesi yerine imza sirkülerinin sunulmasının mevzuata aykırı olmadığı, imza sirkülerinin yetki dayanağını da tevsik eden ve imza beyannamesine nazaran daha kapsamlı ve aynı işlevi yerine getiren nitelik taşıdığı, kamu ihale mevzuatının lafzından söz konusu belgelerin ihalelere teklif verecek gerçek kişi ya da tüzel kişi isteklilerin temsile yetkililerinin imzalarının teyidi amacıyla sunulacağının anlaşılması gerektiği, dolayısıyla teklif mektubunu imzalayan Adem Yerlikaya’ya ait imzanın kendi adına düzenlenen imza sirkülerinden ihalelere teklif vermeye yetkili olduğunun açıkça anlaşılacağı tespit edildiğinden iddianın yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Başvuruya konu ihalede teklif veren isteklilerden Kaplan Harita ve İnş. Ltd. Şti. ve Hise İnşaat Taahhüt ve Ticaret Ltd. Şti.nin teklifinin de idarece teklif mektubunu imzalayana ait imza beyannamesinin sunulmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığının tespit edildiği, ancak bahse konu istekliler tarafından sunulan teklif dosyaları incelendiğinde her iki isteklinin de teklif mektubunu imzalayan kişilere ait imza sirkülerinin sunulduğu görüldüğünden tekliflerinin idarece bu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Utem Planlama Proje İnş. İş Mak. Eğ. ve Dan. Hiz. Tic. Ltd. Şti., Kaplan Harita ve İnş. Ltd. Şti. ve Hise İnşaat Taahhüt ve Ticaret Ltd. Şti.nin tekliflerinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.