EKAP’tan düzenlenen fakat fotokopi olarak sunulan iş deneyim belgesi geçerli olur mu?
KAMU İHALE KURUL KARARI
Toplantı No : 2017/039
Gündem No : 47
Karar Tarihi : 09.08.2017
Karar No : 2017/UH.II-2180
Şikayetçi :
Epro Mühendislik Bilgi İşlem İnş. Tur. ve Dan..San. ve Tic. Ltd. Şti
İhaleyi Yapan Daire:
Karayolları 13. Bölge Müdürlüğü
Başvuru Tarih ve Sayısı:
14.07.2017 / 39428
Başvuruya Konu İhale:
2017/265016 İhale Kayıt Numaralı “Kaş-Kalkan Yolu Kaputaş Viyadüğünün ( Kemer ) Betonarme Projelerinin Hazırlanması İşi” İhalesi
TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:
Başkan: Hamdi GÜLEÇ
Üyeler: Osman DURU, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ
BAŞVURU SAHİBİ:
Epro Mühendislik Bilgi İşlem İnş. Tur. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti,
Bağdat Cad. Adatepe İş Merkezi No:276/21-22 Maltepe/İSTANBUL
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Karayolları Genel Müdürlüğü 13. Bölge Müdürlüğü,
Fabrikalar Mahallesi Gazi Bulvarı 07090 Kepez/ANTALYA
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2017/265016 İhale Kayıt Numaralı “Kaş-Kalkan Yolu Kaputaş Viyadüğünün (Kemer) Betonarme Projelerinin Hazırlanması İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Karayolları Genel Müdürlüğü 13. Bölge Müdürlüğü tarafından 04.07.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kaş-Kalkan Yolu Kaputaş Viyadüğünün (Kemer) Betonarme Projelerinin Hazırlanması İşi” ihalesine ilişkin olarak Epro Mühendislik Bilgi İşlem İnş. Tur. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 06.07.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.07.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 14.07.2017 tarih ve 39428 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.07.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2017/1763 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 04.07.2017 tarihli ihale komisyonu kararında iş deneyim belgelerinin fotokopi olması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, teklifleri kapsamında 2014/148358 ihale kayıt numaralı Dim Barajı Rezervuar Alanı Üzerinde Köprü Yapılması İçin Uygulama Projeleri Temini Hizmet Alımı işinden alınmış olan 21.05.2015 tarihli ve 2014/148358-1123368-1-2 sayılı iş deneyim belgesinin sunulduğu, söz konusu belgenin Kamu İhale Kurumunun internet sitesinden EKAP üzerinden sorgulanabildiği, İdari Şartname’nin 7.7.1’inci maddesi çerçevesinde söz konusu iş deneyim belgesinin internet üzerinden sorgulanabilir niteliği bulunduğu, bu belge için “belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların” aranamayacağı ve bu gerekçe ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılamayacağı iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “(1) İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.
(2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.
(3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş bitirme belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.
(4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP kayıt numarası bulunan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı 30.8’inci maddesinde “30.8.1 İhale Uygulama Yönetmeliklerinin Ek-1 maddeleri uyarınca 31/8/2014 tarihinden sonra iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere (İKN’si 2010/500.000 ve daha sonraki ihaleler) ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerinin, EKAP’a kayıt edilerek yeniden düzenlenmeleri zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda, EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi gerektiği halde bu gereklere uygun olmayan iş deneyim belgeleri, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmedikleri sürece ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacaktır. Bu nedenle; EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgesi almaları veya iş deneyim belgesini EKAP üzerinden kayıt altına aldırarak yeniden düzenletmeleri gerektiği halde, bu zorunlulukları yerine getirmeyen belge sahiplerinin, belgeyi düzenleyen idareye başvuruda bulunarak, mevcut iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmesi talebinde bulunması gerekmektedir.
30.8.2 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve belge sahiplerine verilmesinde, İhale Uygulama Yönetmelikleri ile bu Tebliğin iş deneyim belgelerinin düzenlenmesi ve verilmesine ilişkin hükümlerine uyulması gerekmektedir. EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenmesi ve sorgulanmasına ilişkin “İdare İş Deneyim Belgesi Düzenleme, Kayıt ve Sorgulama Kullanım Rehberi”ne EKAP üzerinden erişilebilir.
30.8.3 İdarece EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesine, EKAP tarafından otomatik olarak bir “belge numarası” verilmektedir. EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesi çıktısı alınarak belgeyi onaylamaya yetkili kişi tarafından isim ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanıp mühürlendikten sonra ilgiliye verilecektir.
…
30.8.6 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanmasında iş deneyim belgesinin, EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilecektir. Yapılan sorgulamada, bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda, sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirme yapılmalıdır.
30.8.7 İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenleyebilmeleri için 29 uncu maddede belirtilen işlemlere uygun olarak EKAP’a kayıtlı olmaları gerekmektedir. İlanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılacak ihalelerde, İhale Uygulama Yönetmelikleri Ek-1 maddeleri çerçevesinde, EKAP üzerinde kayıt altına alınma zorunluğu olduğu halde bu zorunluğa uygun olmayan iş deneyim belgeleri iş deneyimini tevsik için kullanılamayacağından dolayı EKAP’a kayıtlı olmayan kurum ve kuruluşların aday ve istekliler açısından bir hak kaybına neden olmamaları bakımından öngörülen tarihlere kadar EKAP’a kayıt olmaları önem arz etmektedir.” açıklaması,
İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.” düzenlemesi yer almaktadır.
İhalede 6 adet ihale dokümanı satın alındığı, ihaleye 3 isteklinin teklif verdiği, başvuru sahibi istekli Epro Mühendislik Bil. İşl. İnş. Tur. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin iş deneyim belgesinin tevsiki amacıyla sunduğu belgenin fotokopi olduğu gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.
İdarece gönderilen ihale işlem dosyası kapsamında başvuru sahibi isteklinin teklif dosyası çerçevesinde iş deneyiminin tevsiki amacıyla sunduğu belge incelendiğinde, Epro Mühendislik Bil. İşl. İnş. Tur. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti. adına Antalya Büyükşehir Belediye Başkanlığı Fen İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından düzenlenen “Dim Barajı Rezervuar Alanı Üzerinde Köprü Yapılması İçin Uygulama Projeleri Temini Hizmet Alımı” işine ilişkin 21.05.2015 tarihli ve 2014/148358-1123368-1-2 sayılı iş deneyim (yüklenici-iş bitirme) belgesinin sunulduğu, belge üzerinde idare yetkilisine ait isim, imza, unvan ve mührün bulunmadığı görülmüştür.
İdarelerce EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenirken, ilgili uygulama yönetmeliğinin ekinde yer alan standart formlar kullanılmaktadır. Bu formlar esas itibarıyla idarelerin iş deneyim belgelerini kağıt ortamında düzenlemelerine imkân verecek şekilde hazırlanmış olduğundan, EKAP üzerinden elektronik ortamda düzenlenen başvuruya konu belge üzerinde Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ekinde yayımlanan KİK026.1/H numaralı standart formda yer alan “İdare adına sözleşme yapmaya yetkili makam tarafından imzalanacak ve mühürlenecektir.” ifadesi bulunmaktadır.
Ancak, ihale uygulama yönetmeliklerinde yapılan değişiklikle iş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31.08.2014 tarihinden sonra düzenlenecek belgelerin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunluluğunun olduğu,
EKAP üzerinden düzenlenen belgede ayrıca imza ve mühür gibi şekil unsurlarının aranmaması gerektiği, bu şekilde düzenlenen belgelerin düzenleyen idarelerce kaydedilmesi zorunluluğunun aynı zamanda belgenin onaylanması anlamına geleceği açıktır.
Kaldı ki, sunulan iş deneyim belgesi, düzenleyen idarenin imza, onay ve mührünü ihtiva etse dahi, bir ihalede iş deneyimini tevsiken sunulması halinde, sunulan bu iş deneyim belgesinin ihale komisyonunca EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı yönünde kontrole tabi tutulmasının zorunlu olduğu, yapılan sorgulama sonucunda bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirmenin yapılacağı,
dolayısıyla EKAP üzerinden yapılan sorgulama çıktısı alınarak sunulan bir iş deneyim belgesinin EKAP’ta kayıtlı bir belge ise salt isim, unvan, imza ve mühür taşımadığı gerekçesiyle isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Öte yandan başvuru sahibi istekli tarafından teklifi kapsamında sunulan belge, EKAP vasıtasıyla üzerindeki belge numarası esas alınarak sorgulandığında sunulan belgede yer alan bilgilerin EKAP üzerinde kayıtlı belgede yer alan bilgiler ile birebir uyumlu olduğu tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde Elektronik Kamu Alımları Platformu, idareler ile kamu alımları sürecine taraf olanların bu sürece ilişkin işlemlerini internet üzerinden gerçekleştirebilecekleri ve Kurum tarafından yönetilen elektronik ortam olarak tanımlanmıştır.
Anılan Kanun’un “Elektronik Kamu Alımları Platformu” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “Bu Kanun kapsamında yapılan ihalelerde; bu Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, ilan, ihale dokümanının hazırlanması ve verilmesi, katılım ve yeterliğe ilişkin belgelerin sunulması, tekliflerin hazırlanması, sunulması ve değerlendirilmesi, ihalenin karara bağlanması ve onaylanması, kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması gibi ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimler kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir.” hükmü yer almaktadır.
Gelinen noktada, ihaleye katılacak tüm gerçek ve tüzel kişiler ile 4734 sayılı Kanun’a tabi idarelerin EKAP’a kayıt olmalarının zorunlu olduğu, idarelerin ihale aşamasında ihtiyaç raporunun hazırlanması, ihale kaydının yapılması ve İKN alınması, ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının hazırlanması, doküman satın alanların ve indirenlerin kaydedilmesi, ilan işlemleri, dokümanda açıklama ve değişiklik işlemleri, ihale komisyonu oluşturulması, başvuru ve tekliflerin kaydı, başvuru ve teklif değerlendirme işlemlerinin kaydı, teyit işlemleri, sonuç bildirim işlemleri gibi işlemleri ve ihaleye ilişkin tüm tebligatları EKAP üzerinden yapmalarının zorunlu olduğu, ilanı ve duyurusu 01.07.2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde sadece EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgelerinin ihalelerde iş deneyimini tevsiken kullanılacağı, sunulan belgelerin EKAP üzerinden kontrol edilmesi gerektiği hususları yukarıya aktarılan mevzuatla birlikte ele alındığında, başvuru sahibine ait teklifin, sunulan iş deneyim belgesinin fotokopi olması gerekçe gösterilerek değerlendirme dışı bırakılması yönünde tesis edilen işlemin yerinde olmadığı, bu nedenle başvuru sahibi istekli Epro Mühendislik Bil. İşl. İnş. Tur. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği sonucuna varılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Epro Mühendislik Bil. İşl. İnş. Tur. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.
