İbraz edilenin aynıdır şeklinde noter şerhi taşıyan belgeler kabul edilir mi?
KAMU İHALE KURUL KARARI
Toplantı No : 2016/041
Gündem No : 24
Karar Tarihi : 01.07.2016
Karar No : 2016/UY.I-1776
Şikayetçi :
Cemal Damar / Bordo Yapı
İhaleyi Yapan Daire:
Trabzon Gençlik Hizmetleri Ve Spor İl Müdürlüğü
Başvuru Tarih ve Sayısı:
14.06.2016 / 35634
Başvuruya Konu İhale:
2016/157439 İhale Kayıt Numaralı “Trabzon Maçka Esiroğlu 250 Seyircili Spor Salonu İnşaatı” İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:
Karar:
TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:
Başkan: Hamdi GÜLEÇ
Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Oğuzhan YILDIZ
BAŞVURU SAHİBİ:
Cemal DAMAR / Bordo Yapı,
Pazarkapı Mah. Haşim Sok. No: 2/4 Ortahisar/TRABZON
VEKİLİ:
Av. Yusuf Bülent AYDIN
Mahatma Gandi Cad. No: 33/4 G.O.P. Çankaya/ANKARA
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Trabzon Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğü,
Havaalanı Altı Ahmet Suat Özyazıcı Caddesi 61080 TRABZON
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2016/157439 İhale Kayıt Numaralı “Trabzon Maçka Esiroğlu 250 Seyircili Spor Salonu İnşaatı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Trabzon Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 27.05.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Trabzon Maçka Esiroğlu 250 Seyircili Spor Salonu İnşaatı” ihalesine ilişkin olarak Cemal Damar / Bordo Yapının 06.06.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.06.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 14.06.2016 tarih ve 35634 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.06.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2016/1415 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Yusuf Uzun adlı isteklinin mezuniyet belgesinin belgelerin sunuluş şekline aykırı olması gerekçe gösterilerek teklifinin değerlendirme dışı bırakılması sonucunda tekliflerinin sınır değerin altında kaldığı, oysa bahse konu isteklinin sunduğu mezuniyet belgesinin idare görevlilerince “Noter onaylı aslı idarece görülmüştür.” şerhi düşülerek onaylanmış olduğu, bu belgenin uygun kabul edilmemesinde belge sahibinin kusurunun bulunmadığı, geçici mezuniyet belgesi aslı idareye sunulmuş olmasına rağmen idareden kaynaklı hatadan dolayı bahse konu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu, ihale komisyonunun iş deneyimini gösteren belgelerde tereddüt duyulan hususlarda gerekli incelemeyi yapma yetkisi bulunduğu ve bu yetkinin kullanılması gerekirken idarece bahsi geçen isteklinin teklifinin haksız yere değerlendirme dışı bırakıldığı iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. … ” hükmü yer almaktadır.
Başvuruya konu ihalede İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. …
7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.
…” düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.
Uyuşmazlık konusu husus belgelerin sunuluş şekli ile ilgili olduğundan, iddia konusu husus bakımından ve eşit muamele yönünden gerekli incelemenin yapılabilmesini teminen, tüm isteklilerce sunulan mezuniyet ve iş deneyim belgelerinin asılları (teklif dosyalarında sunulduğu şekilde) idareden istenmiş ve gönderilen belgeler üzerinden değerlendirme yapılmıştır.
Yapılan incelemede; Yusuf Uzun adlı isteklinin, idare görevlisi bir bilgisayar işletmeni tarafından “Noter Onaylı Aslı İdarece Görülmüştür.” şerhi düşülmüş geçici mezuniyet belgesini sunmuş olduğu, bahse konu belgede Trabzon 2. Noteri’nin iki farklı tarihte yaptığı iki farklı onayın bulunduğu (noterlik görevini yapan kişilerin farklı olduğu), ilk onay tarihinin 12.08.2005 olduğu ve “İşbu suret aslına uygundur.” şerhini taşıdığı, son onay tarihinin ise 27.12.2013 olduğu ve “İş bu örnek ibraz edilen surete uygundur.” şerhini taşıdığı belirlenmiştir.
Bahse konu belge üzerine “Noter Onaylı Aslı İdarece Görülmüştür.” şerhi düşülmüş olsa da, bu işlemin belgenin aslı değil noter onaylı sureti görülerek konulduğu dikkate alındığında, söz konusu şerh noter onaylı bir belgenin sunulmuş olduğunu göstermek dışında, noter onayında yer verilen şerhin mevzuatta öngörülen belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemelere uygun olduğunu teyit eder bir işlev taşımamaktadır. Bu durumda, mevzuatta ve ihale dokümanında yer verilen düzenlemelere uygun olarak belge sunma hususundaki yükümlülük ve sorumluluğun ilgili belgeyi sunan isteklide olduğu, ihale komisyonunun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında, sunulan bu belgenin gerekli koşulları sağlayıp sağlamadığını kontrol ederek belgenin uygunluğu hakkında karar alması gerektiği hususunda kuşku bulunmamaktadır.
Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin “Örnek verme” başlıklı 95’inci maddesinde “a – İbrazdan örnek:
İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.
İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.
İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.
Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır
İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.
Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.
Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır
b – Daireden örnek:
O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir
Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.
Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.
…” hükmü yer almaktadır.
Başvuruya konu ihalede Yusuf Uzun tarafından sunulan noter onaylı geçici mezuniyet belgesinin, belge üzerindeki şerh dikkate alındığında, daireden örnek niteliğinde değil ibrazdan örnek niteliğinde olduğu anlaşılmaktadır.
Konu ile ilgili olarak Türkiye Noterler Birliği’nin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında; “İlgi: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız.
İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.
Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu’ nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş,
Yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir. …”açıklaması,
15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında; “ İlgi: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı, 2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı, Genel yazılarımız.
İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.
Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda; … İbraz edilenin asıl olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine … karar verilmiştir. … ”açıklaması,
04.12.2003 tarihli ve 50 sayılı genelgesinde de; “İlgi: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.
Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu’nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş,
… İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına ( iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine … karar verilmiştir. … ” açıklaması yer almaktadır.
Bahse konu yazılardan, ibrazdan örnek çıkarma işlemlerine ilişkin olarak, ibraz edilenin asıl olması koşuluyla ve ilgili kişinin talebiyle örneklere noterlerce “ibraz edilen aslının aynıdır” veya “iş bu suret aslına uygundur” şeklinde şerh konulabileceği anlaşılmaktadır. Dolayısıyla bu şerhleri içermeyen ve “ ibraz edilenin aynıdır” benzeri ifadeleri barındıran örneklerin aslına uygun kabul edilmemesi gerektiği düşünülmektedir.
Aktarılan tespit ve değerlendirmeler uyarınca başvuruya konu ihalede Yusuf Uzun tarafından sunulan noter onaylı geçici mezuniyet belgesi özelinde yapılan incelemede; son onay tarihi itibariyle belgenin aslına veya “noter onaylı” suretine uygun olduğunu belirten bir şerh taşımadığı, belge üstünde belgenin sureti görülerek onaylanmış olduğunu ifade eden bir şerh bulunduğu anlaşıldığından, bahse konu belgenin idarece geçerli kabul edilmemesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi.
