Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevlilere ait belge bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılamaz
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2020/058
Gündem No : 54
Karar Tarihi : 30.12.2020
Karar No : 2020/UH.II-2184
BAŞVURU SAHİBİ: İnkaya Taşım. Tem. İnş. Gıda Sigort. ve Arac. Hizm. Taah. İşl. San. ve Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE: Afyonkarahisar İli Atıksu Arıtma Tesisi Kurma ve İşletme Birliği,
BAŞVURUYA KONU İHALE: 2020/571798 İhale Kayıt Numaralı “2021 Yılı Araç Kiralama ve Servis Hizmeti Alımı İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Afyonkarahisar İli Atıksu Arıtma Tesisi Kurma ve İşletme Birliği tarafından 20.11.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2021 Yılı Araç Kiralama ve Servis Hizmeti Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak İnkaya Taşım. Tem. İnş. Gıda Sigort. ve Arac. Hizm. Taah. İşl. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 27.11.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 30.11.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.12.2020 tarih ve 55267 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.12.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/1970 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
İhale üzerinde bırakılan istekli Arc Müteahhitlik Hafriyat Nakliyat İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin tüzel kişilerde ortaklık bilgilerini ve yönetimde yer alan görevlilere ilişkin son durumu gösterir belge olan “Standart form-KİK030.0/H” belgesini doldurmak suretiyle teklif kapsamında sunmadığı, anılan belgenin Tebliğ’in 16.6.1’nci maddesi kapsamında istekliye tamamlattırıldığı, bu durumun mevzuata aykırı olduğu, isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü,
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,
a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,
b) Tüzel kişi olması halinde, bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir…” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,
a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
…
16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.
16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.
16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.
İhale İlanı’nın “İhaleye katılabilme şartları ve istenilen belgeler ile yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. İhaleye katılma şartları ve istenilen belgeler:
4.1.2. Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren İmza Beyannamesi veya İmza Sirküleri;
4.1.2.1. Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
4.1.2.2. Tüzel kişi olması halinde, İdari Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,” düzenlemesi yer almaktadır.
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
a) Mülga : RG: 25/1/2017-29959
b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri.” düzenlemesi bulunmaktadır.
Yukarıda aktarılan İhale İlanı ve İdari Şartname düzenlemelerinden isteklinin tüzel kişi olması halinde İdari Şartname ekinde yer alan “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”yi teklif kapsamında sunmaları gerektiği anlaşılmış olup düzenlemeler arasında herhangi bir çelişki bulunmadığı tespit edilmiştir. Ayrıca, ihale dokümanı kapsamında “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı “KİK030_0_H” standart formunun yer aldığı anlaşılmıştır.
İhale üzerinde bırakılan istekli Arc Müteahhitlik Hafriyat Nakliyat İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından teklif kapsamında “Ticaret Sicili Bilgileri Sorgulama Sonucu” başlıklı belgenin yer aldığı, ayrıca 25.09.2013 tarihli ve 8412 sayılı, 24.02.2014 tarihli ve 8514 sayılı, 05.11.2015 tarihli ve 8940 sayılı, 06.01.2017 tarihli ve 9236 sayılı, 27.03.2018 tarihli ve 9545 sayılı ticaret sicili gazetelerinin sunulduğu, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi internet sitesi üzerinden yapılan incelemede istekliye ait ticaret sicil gazetelerinin tamamının teklif kapsamında yer aldığı tespit edilmiştir.
İdare tarafından 27.11.2020 tarihinde EKAP üzerinden ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen “Bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” konulu yazıda “Adı geçen ihalenin ihale komisyon kararına yapılan şikâyet nedeniyle Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin İhale komisyonlarının inceleme yetkisi başlıklı 50. Maddesi ile başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması başlıklı 56. Maddesi uyarınca firmanıza ait ‘Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin 3 (Üç) iş günü içinde idaremize sunulması..” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiştir.
Bahse konu yazıya istinaden ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı meslek mensubu tarafından 30.11.2020 tarihinde düzenlenen belgenin idareye sunulduğu anlaşılmıştır.
4734 sayılı Kanun’un anılan maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan açıklamalarda teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlatılmasının yazılı olarak isteneceğinin hüküm altına alındığı, bu çerçevede bilgi eksikliğinin tamamlanmasının ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla mümkün olabileceği anlaşılmaktadır.
Somut olayda İhale İlanı’nda ve İdari Şartname’de ihaleye katılabilmek için sunulması gereken belgeler arasında sayılan ancak ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif kapsamında sunulmayan “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesi uyarınca bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşılmaktadır.
Başvuruya konu ihalede istekli tarafından ticaret sicili gazetelerine yer verilmekle birlikte isteklinin tüzel kişi olması halinde ortaklık son durumu ile yönetimdeki görevlileri tevsik etmek amacıyla “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” dışında herhangi bir belge sunulabileceği yönünde hükme Yönetmelik ve Tebliğ’de yer verilmediği, anılan belgenin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği, istekli tarafından teklif mektubu kapsamında söz konusu belgeye yer vermediği ve bu durumun mevzuata aykırı olduğu hususları bir arada değerlendirildiğinde ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Arc Müteahhitlik Hafriyat Nakliyat İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oyçokluğu ile karar verildi.
