İstekliler tarafından idareye faks kullanılarak yapılan gönderilerin hukuken bağlayıcılığı var mıdır?
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/028
Gündem No : 27
Karar Tarihi : 30.05.2019
Karar No : 2019/UH.II-661
BAŞVURU SAHİBİ:
İstanbul Müzayede Organizasyon Sosyal Hizmetler Gıda Nakliyat Tekstil Enerji İnşaat Sanayi Taahhüt ve Ticaret Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Balıkesir Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Ticaret İşleri Dairesi Başkanlığı,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/110945 İhale Kayıt Numaralı “Balıkesir İli Genelinde İçmesuyu Depolarının Temizlik ve Dezenfeksiyonunun Yapılması Hizmet Alım İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Balıkesir Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Ticaret İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından 10.04.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Balıkesir İli Genelinde İçmesuyu Depolarının Temizlik ve Dezenfeksiyonunun Yapılması Hizmet Alım İşi” ihalesine ilişkin olarakİstanbul Müzayede Organizasyon Sosyal Hizmetler Gıda Nakliyat Tekstil Enerji İnşaat Sanayi Taahhüt ve Ticaret Ltd. Şti.nin 03.05.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.05.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 10.05.2019 tarih ve 19536 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.05.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/503 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin Tusa Elektrik ve Elektronik Müh. İnş. Tem. Doğalgaz Taah. Tic. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerine bırakılmasının aşağıdaki sebeplerle mevzuata aykırı olduğu;
1- İhale konusu işte kullanılacak araçların MTV giderlerinin piyasadan alınan proforma fatura ile tevsik edilemeyeceği, vergi dairelerinden alınacak belge ile tevsikin yapılabileceği, bu belgenin verilebilmesi için somut bir araç plakasının ibraz edilerek MTV ile ilgili belgenin alınabileceği, anılan istekli tarafından vergi dairesinden alınmış bir belgenin mevcut olmadığı, vergi dairesinden belge alınmış olsa dahi açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatın ihale ilan ve ihale tarihi arasında geçerli olması gerektiği,
2- Anılan istekli tarafından sigorta giderinin tevsiki amacıyla sunulan belgenin, sigorta acentesinin bağlı bulunduğu genel müdürlük veya bölge müdürlüğü teyidinin olmadığı, sigortanın işin süresinin tamamını karşılaması gerektiği,
Teknik Şartname’nin 2.30’uncu maddesinde üçüncü şahıslara verilecek zararın yüklenici tarafından karşılanması gerektiğinin belirtildiği ve bu sigortanın yapılması gerektiği, ancak anılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamasında üçüncü şahıslara verilecek zarar için herhangi bir bedel öngörülmediği,
3- Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alım işlerinde aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin %4 oranında hesaplanmasının söz konusu olmadığı, anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını bu hususa göre yapmadığı,
İş güvenliği uzmanı ve iş yeri hekimi ile İSG giderlerinin Kamu İhale Genel Tebliği’ne göre %4 genel giderler içerisinde yer aldığı, anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında iş güvenliği uzmanı ve iş yeri hekimi ile İSG giderleri için ayrıca bir gider öngörüldüğü,
4- Teknik Şartname’nin 2.14’üncü maddesinde depoların kompresör ve dalgıç pompa ile temizleneceğinin ifade edildiği, kompresör ve dalgıç pompanın motorin ile çalıştığı, aşırı düşük teklif açıklamasında bu aletlerin yakıt giderlerine yer verilmediği, dolayısıyla aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığı,
5- Anılan isteklinin 8 adet 8,5 KVA portatif jeneratör için kullanılacak yakıt bedelinin öngörülmediği,
6- Anılan istekli tarafından 1 adet kombine araç ve 1 adet su tankeri için herhangi bir bedel öngörülmediği,
7- Yaklaşık maliyetin 3.392.040,00 TL, anılan isteklinin teklif bedelinin 1.138.715,00 TL olduğu ve bu teklif bedelinin yaklaşık maliyetin %60’nın altına düştüğü,
8- Anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını 16.04.2019 tarihinde idareye teslim etmesi gerektiği, ancak açıklamanın faks aracılığıyla gönderildiği ve ıslak imzalı olarak teslim edilmediği, kimden geldiği belirsiz olan bir faks gönderisi ile işlem yapılmasının uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
İncelemeye konu ihalenin Balıkesir Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü Ticaret İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından yapılan “Balıkesir İli Genelinde İçmesuyu Depolarının Temizlik ve Dezenfeksiyonunun Yapılması Hizmet Alım İşi” olduğu, ihalede 7 adet dokümanının satın alındığı/indirildiği, 12.03.2019 tarihinde açık ihale usulü kapsamında gerçekleştirilen ihaleye 5 adet isteklinin katıldığı, Tusa Elektrik Elektronik Mühendislik İnşaat Temizlik Doğalgaz Taahhüt Tic. San. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak, İstanbul Müzayede Organizasyon Sosyal Hizmetler Gıda Nakliyat Tekstil Enerji İnşaat San. Taah. ve Tic. Ltd. Şti.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.
Başvuru sahibinin 1, 2, 3, 4, 5, 6 ve 7’nci iddialarının Tusa Elektrik Elektronik Mühendislik İnşaat Temizlik Doğalgaz Taahhüt Tic. San. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun şekilde açıklanmadığına, 8’inci iddiasının ise aşırı düşük teklif açıklamasının sunuluş şekline yönelik olduğu görülmüştür. Bu çerçevede öncelikle belgenin sunuluş şekline yönelik iddiası incelenmiştir.
1) Başvuru sahibinin 8’inci iddiasına ilişkin olarak:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde“İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmüne,
Aynı Kanun’un “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 65’inci maddesinde“Aday, istekliler ve istekli olabileceklere yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki hususlara uyulması zorunludur:
a) Tebligatlar idareler veya Kurum tarafından aşağıdaki yöntemler kullanılarak yapılabilir:
1) İmza karşılığı elden.
2) İadeli taahhütlü mektupla.
3) Elektronik ortamda.
4) Faksla.
… yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün. … Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.
b) İdareler veya Kurum tarafından elektronik ortamda veya faks ile yapılan tebligatlar ile çerçeve anlaşmaya dahil olan istekliler tarafından elektronik ortamda sunulan fiyat tekliflerinin aynı gün teyit edilmesi zorunludur. Elektronik ortamda veya faks ile yapılan bildirimlerde bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.
Ancak, idareler veya Kurum ile aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından, elektronik imza kullanılarak yapılan işlemlerde ve şikayet başvurularına ilişkin işlemler dahil Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden yapılacak ihale sürecine ilişkin işlemlerde teyit aranmaz…” hükmüne,
Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde“…(7) Aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından idare ile yapılacak yazışmalarda elektronik ortam ve faks kullanılamaz. Ancak, idare tarafından dokümanın posta veya kargo yoluyla satılmasının öngörülmesi halinde, doküman satın almaya ilişkin talepler faksla veya postayla bildirilebilir.” hükmüne,
Aynı Yönetmelik’in “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde“(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur…” hükmüne,
Aynı Yönetmelik’in “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde“(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.
(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.
a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;
1) Verilen hizmetin ekonomik olması,
2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
b) İhale, aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri yapılmaksızın sonuçlandırır.
c) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir.
(3) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına eşit veya bu değerin üzerinde olan ihalelerde, ikinci fıkranın (a) bendinin kullanılması zorunludur.
(4) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan, açık ihale, belli istekliler arasında ihale veya Kanunun 21 nci maddesinin (b), (c) ve (f) bentleri gereğince pazarlık usulü ile yapılan personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde, ikinci fıkranın (a), (b) veya (c) bendindeki seçeneklerden birinin kullanılması zorunludur.
(5) Aşağıdaki işlerin ihalelerinde ikinci fıkranın (b) bendinin kullanılması zorunludur.
a) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan ve Kanunun 21 nci maddesinin (a), (d) ve (e) bentleri gereğince pazarlık usulü ile yapılan personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihaleleri.
b) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri.
c) Kurum tarafından yayımlanan aşırı düşük teklif sorgulaması yapılamayacak alımlar listesinde yer alan işlerin ihaleleri.” hükmüne yer verilmiştir.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde“…79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklamalarına yer verilmiştir.
Aktarılan mevzuat hükümlerinden anılan Yönetmelik’in uygulanmasında idarelerin belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isteyecekleri, isteklilerinde bu kapsamda hareket etmeleri gerektiği, idarece aşırı düşük teklif açıklamasına yönelik olarak isteklilerce yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirileceği, bu değerlendirme sonucunda yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği, mevzuatta isteklilerin faks kullanarak yapabilecekleri işlemlerin doküman satın almaya ilişkin talepler olduğu, ayrıca aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç iş gününden az olmamak üzere uygun süre verileceği anlaşılmaktadır.
Tusa Elektrik Elektronik Mühendislik İnşaat Temizlik Doğalgaz Taahhüt Tic. San. Ltd. Şti.ye idarece 10.04.2019 tarihli E.8191 sayılı EKAP üzerinden gönderilen ve aynı tarihte tebliğ edilen “Aşırı düşük teklif açıklama talebi” konulu yazıda“Bu mektup 10/04/2019 tarihinde tarafınıza EKAP üzerinden gönderilmiştir.
“Balıkesir İli Geneli İçmesuyu Depolarının Temizlik ve Dezenfeksiyonu Hizmet Alım İşi” ne ait teklifinizin ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda aşırı düşük olduğu tespit edildiğinden açıklama istenmesine karar verilmiştir.
Aşırı düşük teklife neden olan maliyet bileşenleri ile ilgili 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 38’inci maddesi ile ikincil mevzuata uygun olarak aşağıda listede yer alan iş kalemlerine ait yapacağınız açıklamalarınızı belgeleriyle birlikte 16.04.2019 tarihi mesai saati bitimine kadar (17:30) Genel Müdürlüğümüzün Akıncılar Mahallesi Cumalı Caddesi No:2/1 Karesi/BALIKESİR adresine ulaştırmanız gerekmektedir.” ifadelerine yer verilmiştir.
Yukarıda aktarılan aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, anılan istekliden aşırı düşük teklif açıklamalarının belgeleriyle birlikte 16.04.2019 tarihinde idareye ulaştırılması istenildiği anlaşılmaktadır.
İhale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sayfaların alt kısımlarında yer alan “Fax” ibaresinden açıklamanın faks ile idareye gönderildiğinin anlaşıldığı, bu durumda açıklamadaki firma kaşesinin üzerindeki imzanın ıslak imza olmadığı, ayrıca Baski Genel Müdürlüğü Telefax kaydında 17.04.2019 tarih ve 788 sayısına yer verilerek idarenin kaydına alındığı anlaşılmaktadır.Ayrıca, idarece şikâyet başvurusu üzerine verilen cevap yazısında“Tusa Elektrik ve Elektronik Müh. İnş. Tem. Doğalgaz Taah. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından açıklaması idaremize 16.04.2019 tarihinde saat 17.30’da faks yoluyla ulaşmış ve evrak kayıt birimi tarafından 17.04.2019 tarihinde 11268 evrak kayıt no ile kayda alınarak İdaremize ulaşmıştır. Faks suretiyle İdaremize ulaşan evrak asılları İstekli tarafından idaremize teslim edilmemiştir.”ifadelerine yer verilmiştir.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri, yapılan tespit ve açıklamalar bir arada değerlendirildiğinde Tusa Elektrik ve Elektronik Müh. İnş. Tem. Doğalgaz Taah. Tic. San. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasının idareye faks yoluyla ulaştırıldığı ve ıslak imzalı olmadığı,
istekliler tarafından idareye faks kullanılarak yapılan gönderilerin hukuken bağlayıcılığının olmadığı,
ayrıca mevzuatta aşırı düşük teklif açıklamasının faks yoluyla gönderilebileceğine imkan veren bir düzenlemenin de bulunmadığı,
aşırı düşük teklif açıklamasının bu haliyle sunuluş şekline uygun olmaması sebebiyle anılan isteklinin teklifinin reddedilmesi gerektiği anlaşılmış olup, başvuru sahibinin bu iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
2) Başvuru sahibinin 1, 2, 3, 4, 5, 6 ve 7’nci iddialarına ilişkin olarak:
Tusa Elektrik ve Elektronik Müh. İnş. Tem. Doğalgaz Taah. Tic. San. Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük teklif açıklamasının belgelerin sunuluş şekline uygun olmaması sebebiyle reddedilmesi gerektiği sonucuna varıldığından bu iddialar açısından değerlendirme yapılmasına gerek bulunmamaktadır.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Tusa Elektrik ve Elektronik Müh. İnş. Tem. Doğalgaz Taah. Tic. San. Ltd. Şti.nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.
