Yapım işlerinde iş durum belgesi hangi durumda düzenlenebilir?
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/012
Gündem No : 12
Karar Tarihi : 06.03.2019
Karar No : 2019/UY.II-329
BAŞVURU SAHİBİ:
Diy-Mar İnşaat Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Antalya Büyükşehir Belediyesi Fen İşleri Dairesi Başkanlığı,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2018/589192 İhale Kayıt Numaralı “Kaş İlçesi Kınık Mahallesi Toptancı Hal Kompleksi Yapım İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Antalya Büyükşehir Belediyesi Fen İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından 25.12.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kaş İlçesi Kınık Mahallesi Toptancı Hal Kompleksi Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Diy-Mar İnşaat Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.nin 17.01.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.01.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.02.2019 tarih ve 5926 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.02.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/172 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihaleye istekli sıfatıyla katıldıkları, teklif zarfında iş deneyimini tevsik için iş durum belgesi sundukları, ihaleyi yapan idare tarafından iş deneyimini tevsik için sundukları iş durum belgesinin düzenlendiği tarihten ihale tarihine kadar bir yıldan fazla süre geçtiği gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bununla birlikte Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belge düzenleme koşulları” başlıklı 44’üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (b) bentleri uyarınca geçici kabulü yapılan işlerde “yüklenici iş bitirme belgesi”, devam eden işlerde “yüklenici iş durum belgesi” düzenleneceğinin hüküm altına alındığı, iş durum belgesine konu işin geçici kabulünün 25.12.2017 tarihinde yapıldığı, bu tarihten sonra yüklenici iş bitirme belgesi alabilmek amacıyla Yapım Uygulama Yönetmeliği’nin 44’üncü maddesinin dokuzuncu fıkrasına uygun olarak ilgili idare olan Adalet Bakanlığı Teknik İşler Dairesi Başkanlığına başvuruda bulundukları, ancak ilgili idare tarafından “işin kesin hesaba bağlanmadığı” gerekçesi ile taleplerinin reddedildiği, firmalarının idareye karşı gerekli tüm yasal zorunluluk ve sorumlulukları yerine getirmiş olmasına rağmen iş bitirme belgesini alamadığı, Yapım Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyim belgelerinin verilmesi” başlıklı 47’nci maddesinin ikinci fıkrasında da işin geçici kabulünün yapılması durumunda sözleşmeyi yapan yetkili kurum tarafından “iş bitirme belgesi” verileceğinin hüküm altına alındığı, aynı idareye gerçekleştirdikleri iki farklı yapım işinde de iş bitirme belgelerini aynı gerekçelerle (işin kesin hesaba bağlanmadığı gerekçesiyle) alamadıkları, oysa Yapım Uygulama Yönetmeliği’nde “işin kesin hesaba bağlanması” şeklinde bir kriterin iş bitirme belgesi düzenleme kriterleri arasında yer almadığı, öte yandan teklif zarfında sundukları iş durum belgesinin Yapım Uygulama Yönetmeliği’nin 48’inci maddesinin beşinci fıkrasının (b) bendinde belirtilen şartları sağladığı, söz konusu işin gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin %80’ini aştığı ve yeterliği karşıladığı, öte yandan teklif zarfında iş bitirme belgesi sunamamalarının firmalarının kusuru olmayıp Adalet Bakanlığı Teknik İşler Dairesi Başkanlığının Yönetmelik’te aranmayan bir kriter nedeniyle iş durum belgelerini güncellemeyip iş bitirme belgesi düzenlememesinden kaynaklandığı, ihaleyi yapan idarece bu durumun Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 16’ncı maddesi kapsamında değerlendirilebileceği, EKAP sisteminde de kayıtlı olan iş durum belgelerine ilişkin olarak ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan, belgeyi düzenleyen kurumdan kaynaklanan bilgi eksikliklerinin tamamlatılabileceği, belgenin ilgili idareden sorgulanarak teyit edilip güncellenebileceği, ihaleyi yapan idareye yaptıkları şikayet başvurusu üzerine iş durum belgesini düzenleyen idare ile yapılan yazışmalar neticesinde de ilgili idarenin aynı gerekçeleri bildirmesi üzerine ihaleyi yapan idarenin itirazlarını reddettiği, Yapım Uygulama Yönetmeliği’nin 44’üncü maddesinin dokuzuncu fıkrası uyarınca geçici kabulü yapılmış bir işte iş durum belgesinin aslını idareye ibraz ederek yasal zorunluluğu yerine getiren firmaları bakımından mevzuattaki “süre” şartının uygulanamayacağı, ayrıca Yapım Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca EKAP veya internet üzerinden teyit edilebilen yeterlik belgeleri için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağının hüküm altına alındığı, iş deneyim belgelerinin EKAP kaydının bulunduğu ve yeterliğinin ihale komisyonu tarafından da kabul edildiği, buna rağmen değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
İhale konusu işin “Kaş İlçesi Kınık Mahallesi Toptancı Hal Kompleksi Yapım İşi” olduğu,
Yapılan incelemede ihaleye 6 istekli tarafından teklif verildiği, teklifi sınır değerin altında kalan iki isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadıkları için tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, başvuru sahibi Diy-Mar İnş. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif zarfında sunduğu iş durum belgesinin düzenlenme tarihi ile ihale tarihi arasında bir yıldan fazla süre geçtiği gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Hisar İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılmasına karar verildiği anlaşılmıştır.
İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinin 7.5.1’inci bendinde “…İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 50’inden az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması gerekir…” şeklinde düzenlemeye,
Anılan Şartname’nin 7.6’ncı maddesinde “Bu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işler: Yapım İşlerinde Benzer İş Grupları Tebliği ekindeki Yapım İşlerinde Benzer İş Grupları Listesi’nde yer alan B / II Grubu işler benzer iş olarak kabul edilecektir.
7.6.1. Mezuniyet belgeleri/diplomalar: İnşaat Mühendisliği / Mimarlık Diplomaları…” şeklinde düzenlemeye yer verildiği görülmüştür.
Başvuru sahibi Diy-Mar İnş. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif zarfı içinde iş deneyimini tevsik için sunduğu belge incelendiğinde; Adalet Bakanlığı Teknik İşler Dairesi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen 2012/99982 İKN’li “Kayseri Ceza İnfaz Kurumu Yapım İşi”ne ait May İnş. Taah. Müş. ve Müh. San. ve Tic. Ltd. Şti.-Diy-Mar İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı adına düzenlenen, toplam sözleşme bedeli 137.530.945,90 TL, belge tutarı 136.697.972,72 TL, işin toplam sözleşme bedeline göre gerçekleşme oranı %99,39, işin toplam sözleşme bedeline göre gerçekleşme oranının %80’e ulaştığı tarih 05.08.2016 olan, 08.08.2017 tarihli yüklenici iş durum belgesinin sunulduğu görülmüştür.
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belge düzenleme koşulları” başlıklı 44’üncü maddesinde “(1) İş deneyim belgeleri; yapılan iş karşılığı bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak taahhüt edilen;
a) Geçici kabulü yapılmış işlerde, “yüklenici iş bitirme belgesi”,
b) Devam eden işlerde; işin, ilk sözleşme bedelinin tamamlanması ve gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaşarak kusursuz olarak gerçekleştirilmesi halinde, “yüklenici iş durum belgesi”,
…
olarak düzenlenir.
…
(5) Devam eden işlerde iş durum belgesi düzenlenebilmesi için; ilk sözleşme bedelinin tamamlanması şartıyla, toplam sözleşme bedelinin en az % 80’lik kısmının gerçekleştirilmiş olması ve yapılan işlerin kusursuz olarak gerçekleştirilerek, bedelinin ödenmiş ya da tahakkuka bağlanmış olması, iş durum belgesine esas teşkil edecek kontrollük tespitinde sözleşmeye, projeye, fen ve sanat kurallarına aykırılık teşkil eden açık kusur ve eksiklikler bulunmadığının belirlenmesi koşulları aranır.
…
(9) İş durum belgeleri, düzenlendiği tarihten itibaren bir yıl süreyle kullanılabilir. Son kullanım tarihinden sonra kullanılmak üzere “iş durum belgesi” veya işin geçici kabulünün yapılması üzerine “iş bitirme belgesi” düzenlenebilmesi için, mevcut iş durum belgesinin aslının idareye teslim edilmesi zorunludur…” hükmüne,
Anılan Yönetmelik’in “İş deneyim belgelerinin verilmesi” başlıklı 47’nci maddesinde “…(2) Yüklenicilere;
a) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara tek sözleşme ile taahhüt ettikleri işler için, geçici kabulün yapılmış olması durumunda “iş bitirme belgesi”,
işin ilk sözleşme bedelinin tamamlanması ve gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaşarak kusursuz olarak gerçekleştirilmesi durumunda “iş durum belgesi” , sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından,
…
düzenlenir ve verilir.” hükmüne,
Anılan Yönetmelik’in “Değerlendirmeye ilişkin esaslar” başlıklı 48’inci maddesinde “…(5) İş deneyim belgelerinin değerlendirilmesinde;
a) İş bitirme belgelerinde, belgeye konu işin geçici kabul tarihinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde olması,
b) İş durum belgelerinde, belgeye konu işin gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaştığı tarihin, ihalenin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde olması ve ilk sözleşme bedelinin tamamlanması,
…
şartı aranır ve geçici kabul tarihi veya gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaştığı tarihin, ihale ilk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında olduğu işler de bu kapsamda değerlendirilir…” hükmüne yer verilmiştir.
İhale komisyonunca başvuru sahibi isteklinin teklif zarfında iş deneyimini tevsik için sunduğu yüklenici iş durum belgesinin düzenlenme tarihi ile ihale tarihi arasında bir yıldan fazla süre geçtiği gerekçesiyle belgenin uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği anlaşılmaktadır.
Başvuru sahibinin, teklifin değerlendirme dışı bırakılma işlemine karşı 17.01.2019 tarihinde idareye yaptığı şikayet başvurusu üzerine ihaleyi yapan Antalya Büyükşehir Belediye Başkanlığı tarafından Adalet Bakanlığı Teknik İşler Dairesi Başkanlığına yazılan 22.01.2019 tarihli yazıda başvuru sahibinin iddialarına yer verilerek gerekli bilgi ve belgelerin gönderilmesinin istenildiği, ilgi yazıya cevaben Adalet Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen 25.01.2019 tarihli yazıda ise “…İlgi yazınız ve ekindeki istekliye ait şikayet dilekçesi incelenmiş olup idaremiz kayıtlarında yapılan incelemelerde istekli Diy-Mar İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ihale dosyasına konulmuş olan iş durum belgeni ait geçici kabul işlemlerine ait işlemlerinin 01.08.2017 tarihinde tutanak ile imza altına alındığı, bu tarihten sonra iş deneyim belgesi almak için idaremize başvurulduğu ancak kesin hesap işlemlerinin tamamlanmaması nedeniyle yazınıza konu ihale tarihi itibariyle iş deneyim belgesinin düzenlemediği bu nedenle isteklinin belge aslının idaremize sunamadığı, idaremize sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin içerik bakımından aslına uygun olduğu ve tarafımızca değerlendirilebilir durumda olduğu anlaşılmıştır…” şeklinde ifadelere yer verildiği, söz konusu cevap yazısı üzerine idarece başvuru sahibinin şikayet başvurusunun reddedildiği anlaşılmıştır.
Yapılan incelemede ise anılan istekli tarafından teklif zarfı içinde sunulan yüklenici iş durum belgesinin düzenlenme tarihinin 08.08.2017 olduğu, incelenen ihalenin tarihinin ise 25.12.2018 olduğu, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 44’üncü maddesinin dokuzuncu fıkrasında iş durum belgelerinin düzenlendiği tarihten itibaren bir yıl süreyle kullanılabileceği açık olarak hüküm altına alındığından, teklif zarfında sunulan iş durum belgesinin incelenen ihalenin tarihi gözönüne alındığında, süre açısından kullanılabilir nitelikte olmadığı, bu nedenle ihaleyi yapan idarenin iş durum belgesini söz konusu gerekçe ile uygun bulmayarak anılan isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.
Başvuru sahibi tarafından ise ayrıca “İş durum belgesine konu işin geçici kabulünün 25.12.2017 tarihinde yapıldığı, bu tarihten sonra yüklenici iş bitirme belgesi alabilmek amacıyla Yapım Uygulama Yönetmeliği’nin 44’üncü maddesinin dokuzuncu fıkrasına uygun olarak Adalet Bakanlığı Teknik İşler Dairesi Başkanlığı’na başvuruda bulundukları, ancak ilgili idare tarafından “işin kesin hesaba bağlanmadığı” gerekçesi ile taleplerinin reddedildiği, firmalarının idareye karşı gerekli tüm yasal zorunluluk ve sorumlulukları yerine getirmiş olmasına rağmen iş bitirme belgesini alamadığı, oysa Yapım Uygulama Yönetmeliği’nde “işin kesin hesaba bağlanması” şeklinde bir kriterin iş bitirme belgesi düzenleme kriterleri arasında yer almadığı, idarece bu durumun Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 16’ncı maddesi kapsamında değerlendirilebileceği, ayrıca Yapım Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesi uyarınca EKAP üzerinden teyit edilebilen yeterlik belgeleri için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı” şeklinde tekliflerinin geçerli kabul edilmesi gerektiği yönünde iddialarda bulunulduğu görülmüştür.
4734 sayılı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.
Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmüne,
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’nci maddesinde “…(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz…” hükmüne,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,
a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir…” şeklinde açıklamalara yer verilmiştir.
Öncelikle başvuru sahibinin iş durum belgesine konu işin geçici kabulünün yapılmış olmasına rağmen ilgili idarece işin kesin hesaba bağlanmadığı gerekçesiyle firmalarına iş bitirme belgesi verilmediği, Yapım Uygulama Yönetmeliği’nde “işin kesin hesaba bağlanması” şeklinde bir kriterin olmadığı, iş bitirme belgelerini alamadıkları şeklindeki iddiasının ihaleyi yapan idareye yöneltilebilecek nitelikte bir iddia olmadığı, bu iddianın muhatabının iş durum belgesini düzenleyen idare olduğu ve ancak belgeyi düzenleyen yetkili kuruma karşı ileri sürülebileceği, bu bakımdan ihaleyi yapan idarece bu konuda tesis edilebilecek herhangi bir işlem bulunmadığının anlaşıldığı,
Öte yandan başvuru sahibi tarafından iş durum belgesindeki bilgi eksikliklerinin ihaleyi yapan idarece tamamlatılabileceği iddia edilmekle birlikte ihale mevzuatı uyarınca isteklilerin teklif zarflarında yeterlik belgelerini eksiksiz ve mevzuata uygun şekilde sunmak durumunda oldukları, bu konudaki sorumluluğun isteklilere ait olduğu, idarelerce ancak belgelerin zorunlu aslî unsurları dışında belgeyi düzenleyen kurum, kuruluşlardan kaynaklanan bilgi eksikliklerinin tamamlatılabileceği, idarece iş durum belgesinin aslî unsuru olan “düzenlenme tarihi” dikkate alınmadan başvuru sahibinin iddiası doğrultusunda belgenin iş bitirme belgesi olarak değerlendirilemeyeceği veya re’sen iş bitirme belgesi tamamlatılamayacağı,
Ayrıca ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı açıklanmakla birlikte, söz konusu düzenlemenin belgelerin sunuluş şekline ilişkin olduğu, yeterlik belgesinin sunulma zorunluluğunu ortadan kaldırmadığı, buna göre teklif dosyasında sunulması gereken bilgiye EKAP üzerinden ulaşılabilse de, ihaleye katılım ve yeterlik belgesi niteliğindeki belgelerin öncelikle teklif dosyasında sunulmasının gerektiği, sunulmayan bir bilgi veya belgenin ihale komisyonunca re’sen temin edilmesi veya tamamlanmasının mümkün olmadığı anlaşıldığından, idarece tesis edilen işlemlerde mevzuata aykırılık bulunmadığı, başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi.
