Pazartesi, Temmuz 15, 2024
Bilgi ve Belge Eksikliği

Bilgi eksikliğinin tamamlanması hangi durumda mümkündür?

KAMU İHALE KURUL KARARI

Toplantı No : 2018/028

Gündem No : 44

Karar Tarihi : 15.05.2018

Karar No : 2018/UH.II-991

BAŞVURU SAHİBİ:

Hb Temizlik Hizmetleri İnşaat Turizm Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ankara Büyükşehir Belediyesi Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/63187 İhale Kayıt Numaralı “Sünnet Organizasyonu Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara Büyükşehir Belediyesi Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından 26.03.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sünnet Organizasyonu Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Hb Temizlik Hizmetleri İnşaat Turizm Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin 11.04.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.04.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.04.2018 tarih ve 24556 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.04.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/688 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İş deneyim belgesi olarak sundukları sözleşmelerin 2 adedinin de fotokopi olması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 47’nci maddesinin birinci fıkrasında yer alan hükme göre sözleşme ile ilgili herhangi bir onay şartının olmadığı, sunmuş oldukları sözleşmelerin ekindeki faturaların Yeminli Mali Müşavir tarafından onaylandığı,

2) İş deneyim belgesi olarak sundukları iş bitirme belgesinin EKAP kaydının olmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin EK-1’inci maddesi gereğince 01.07.2015 tarihinden sonra iş deneyim belgesi istedikleri, iş deneyim belgesinin EKAP’a kayıt edilmesi sorumluluğunun iş deneyim belgesini düzenleyen idarenin sorumluluğunda olduğu, Belpa A.Ş.den iş deneyim belgesi 01.07.2015 tarihinden sonra talep edildiği için idare tarafından EKAP’a kayıt edilip kendilerine verilmesi gerektiği, ayrıca sözleşmenin ekinde mali müşavir onaylı faturaların işin gerçekleştirildiğinin göstergesi olduğu, kamu menfaati açısından iş deneyim belgesinin EKAP’a kayıt edilmemesinin ihale komisyonu tarafından bilgi eksikliği olarak değerlendirilebileceği, ilgili hizmetin 2017, 2016, 2015 ve daha önceki yıllarda da taraflarınca yapılmış olması sebebi ile iş ile ilgili bilgi ve tecrübelerinin teklif ettikleri fiyatla bu işi yapabileceklerinin göstergesi olduğu,

3) Belpa Ankara Tic. A.Ş. ile aralarında 185.270,00 TL tutarında ciddi bir fark olduğu ve bu tutarın yaklaşık maliyetin %11 oranına tekabül ettiği, milli gelirlerin verimli kullanılması ve 185.270,00 TL kamu menfaati olmasından dolayı ihale komisyonu kararının düzeltilerek bu zarardan geri dönülmesi gerektiği, basit bir bilgi eksikliği nedeniyle idarenin 185.270,00 TL zarara uğratılmasının kaynakların verimli kullanılması ilkesi ile çeliştiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Kapsam” başlıklı 2’nci maddesinde “…Aşağıda belirtilen idarelerin kullanımında bulunan her türlü kaynaktan karşılanan mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihaleleri bu Kanun hükümlerine göre yürütülür:

a) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ile özel bütçeli idareler, il özel idareleri ve belediyeler ile bunlara bağlı; döner sermayeli kuruluşlar, birlikler (meslekî kuruluş şeklinde faaliyet gösterenler ile bunların üst kuruluşları hariç), tüzel kişiler.

b) Kamu iktisadi kuruluşları ile iktisadi devlet teşekküllerinden oluşan kamu iktisadi teşebbüsleri.

c) Sosyal güvenlik kuruluşları, fonlar, özel kanunlarla kurulmuş ve kendilerine kamu görevi verilmiş tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar (meslekî kuruluşlar ve vakıf yüksek öğretim kurumları hariç) ile bağımsız bütçeli kuruluşlar.

d) (a), (b) ve (c) bentlerinde belirtilenlerin doğrudan veya dolaylı olarak birlikte ya da ayrı ayrı sermayesinin yarısından fazlasına sahip bulundukları her çeşit kuruluş, müessese, birlik, işletme ve şirketler…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyimini gösteren belgeler” başlıklı 39’uncu maddesinde “…(1) İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; teknolojik ürün deneyim belgesinin ve yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleriyle ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,…istenilmesi zorunludur…” hükmü,

“İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar” başlıklı 43’üncü maddesinde “…(1) İş deneyim belgeleri; Kanun kapsamındaki idareler ile Kanun kapsamı dışındaki diğer kamu kurum ve kuruluşlarına (kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve vakıf yükseköğretim kurumları hariç) bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak yurt içinde veya yurt dışında gerçekleştirilen işler ya da denetlenen veya yönetilen yapımla ilgili hizmet işleri için, iş sahibi tarafından düzenlenir ve sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanır.

(2) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların, bu niteliklerini kaybetmeleri halinde, daha önce düzenledikleri iş deneyim belgeleri bu Yönetmelikte öngörülen diğer şartları sağlamaları kaydıyla bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde kullanılabilir.

(3) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara, bu niteliklerini kaybetmelerinden önce taahhüt edilerek gerçekleştirilmiş olmalarına rağmen iş deneyim belgesi alınmayan işlere ilişkin olarak; kurum ve kuruluşların, bu niteliklerini kaybetmelerinden önce bağlı, ilgili veya ilişkili bulundukları kurum ve kuruluşlara, iş deneyim belgesi düzenlenmesi için başvuruda bulunulabilir.

(4) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşun hukuki varlığının sona ermesi durumunda, bu kurum veya kuruluşa daha önce taahhüt edilerek gerçekleştirilmesine rağmen iş deneyim belgesi alınmayan işlere ilişkin olarak;

a) Bu kurum veya kuruluşun yürüttüğü hizmetlerin devredildiği kamu kurum veya kuruluşuna,

b) Hukuki varlığı sona eren kurum veya kuruluşun yürüttüğü hizmetin devredilmemesi durumunda söz konusu kurum ya da kuruluşun hukuki varlığı sona ermeden önce bağlı, ilgili veya ilişkili bulunduğu kamu kurum veya kuruluşuna, başvuruda bulunulabilir…” hükmü,

“İş deneyim belgesi ve teknolojik ürün deneyim belgesinin düzenlenme koşulları” başlıklı 45’inci maddesinde “…(1) Belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluş, herhangi bir başvuru olmaksızın iş bitirme belgesi düzenleyebilir. Ancak, yüklenicinin veya alt yüklenicinin iş bitirme belgesi almak amacıyla belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşa başvurması halinde, başvuru tarihinden itibaren 20 iş günü içinde iş bitirme belgesinin düzenlenmesi zorunludur. Düzenleme koşullarını taşımayan başvurularda ise, aynı süre içinde başvuru sahibine bu husus gerekçeli bir yazıyla bildirilir.

(2) İş bitirme belgesi almak amacıyla yapılacak başvurularda hangi iş için iş bitirme belgesi talep edildiğinin belirtilmesi yeterlidir…” hükmü,

“İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler” başlıklı 47’nci maddesinde “…(1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:

(a) Yurtdışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz.

(c) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan kurum ve kuruluşlara gerçekleştirilen işlere ilişkin iş deneyim tutarının tespitinde, diğer belgelerin de bu tutarı doğrulaması şartıyla işin sözleşmesinde yazılı bedeli aşmamak üzere fiilen yapılan iş tutarı dikkate alınır. Sözleşmede iş artışına ilişkin hüküm bulunması durumunda, ayrıca sözleşme tutarının % 10’unu aşmamak üzere tamamlanan iş tutarı da dikkate alınır.

(ç) Sözleşmenin, iş eksilişi yapılarak sona erdirilmesi durumunda, tarafların işin bu şekilde tamamlandığı hususunda anlaştığını gösterir belgenin iş deneyimini gösteren diğer belgelerle birlikte sunulması zorunludur.

(d) İş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirilmesinde ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabulü gerçekleştirilen işlerde, iş deneyimini gösteren belge tutarı tam olarak dikkate alınır. Kabulü, ihale ve son başvuru tarihi ile ilk ilan veya davet tarihi arasında yapılmış olan işler de bu kapsamda değerlendirilir. Sözleşmede kabul tarihine ilişkin bir düzenleme bulunmuyor ise, iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında sunulan faturalardan en son düzenlenen faturanın tarihi kabul tarihi olarak dikkate alınır.

(e) Birim fiyat üzerinden bağıtlanan ve toplam sözleşme tutarı bulunmayan süresi belirli bir sözleşmeye dayalı olarak ve sözleşme süresi içinde gerçekleştirilen işin tutarını gösteren faturalardaki tutarların toplamı, toplam sözleşme tutarı olarak kabul edilir.

(f) İş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirilmesinde varsa fiyat farkları ile KDV hariç olarak belirlenen tutarlar dikkate alınır. İş ortaklığı tarafından gerçekleştirilen işlerde, ortakların iş ortaklığındaki hisse oranı esas alınarak iş deneyim tutarı hesaplanır. Ancak ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, iş ortaklığının iş deneyim tutarı, ortakların hisse oranlarına bakılmaksızın belge tutarı esas alınarak hesaplanır…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri, sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 50’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir…” düzenlemesi bulunmaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idareler ile Kanun kapsamı dışındaki diğer kamu kurum ve kuruluşlarına, diğer bir deyişle iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara gerçekleştirilen işlerde iş sahibi tarafından iş deneyim belgesinin düzenleneceği ve sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanacağı, sözleşme ve faturalar sunulması suretiyle iş deneyiminin tevsikinin ancak gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde mümkün olacağı anlaşılmaktadır.

02.04.2018 tarihinde düzenlenen ihale komisyonu kararında “…Hb Temizlik Hizmetleri İnş. Tur. Tekstil San. Tic. Ltd. Şti. iş deneyim belgesinin EKAP kaydı olmadığından ve teklif dosyasında iki adet sözleşme ve faturaları olduğu, sözleşmelerin ikisinin de fotokopi olması sebebiyle İdari Şartnamenin 7.7.1 maddesi gereği değerlendirme dışı bırakılarak…” denilmek suretiyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Hb Tem. Hiz. İnş. Turizm Teks. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin itirazen şikayet başvurusunda Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 47’nci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendine yer verilmek suretiyle “…Bu hükümden anlaşıldığı gibi sözleşme ile ilgili herhangi bir onay şartı olmayıp vermiş olduğumuz sözleşmelerin ekindeki faturalar Yeminli Mali Müşavir tarafından onaylanmıştır…” denilerek itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu anlaşılsa da;

Söz konusu iddiaya ilişkin olarak idarece şikayete verilen cevapta “…Bu nedenle sözleşme ve onaylı fatura örneklerinin ancak iş deneyim belgesi düzenlenemeyen durumlarda iş deneyimini gösteren diğer belgeler olarak sunulabileceğinden,…bu itiraz gerekçesinin de uygun olmadığı görülmüştür…” denildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’un 56’ncı maddesi çerçevesinde yapılan incelemede,

Başvuru sahibi tarafından iş deneyimini tevsik etmek amacıyla 1 adet iş bitirme belgesi, 2 adet sözleşme ve bu sözleşmelerin ekinde Yeminli Mali Müşavir tarafından onaylanmış 2 adet faturanın sunulduğu görülmüştür.

Sunulan sözleşmelerden ilkinin 2016 yılında 640.000,00 TL bedel ile düzenlendiği ve süresinin 13.06.2016-31.08.2016 tarihleri arasında olduğu, ikincisinin ise 2017 yılında 760.000,00 TL bedel ile düzenlendiği ve süresinin 12.06.2017-31.08.2017 tarihleri arasında olduğu görülmüştür.

Anılan istekli tarafından sunulan sözleşmelerin Belpa Ankara Eğt. Sağ. Hiz. İnş. En. Gıda Tem. İth. İhr. Tic. A.Ş. ile yapıldığı, söz konusu şirketin Ankara Büyükşehir Belediyesi bünyesinde 20.02.1989 tarihinde kurulan bir Belediye İktisadi Teşebbüsü (BİT) olduğu, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43, 45 ve 47’nci maddelerindeki hükümler uyarınca; 4734 sayılı Kanun kapsamındaki söz konusu idarenin iş deneyim belgesi düzenleyebileceği, dolayısıyla anılan istekli tarafından sunulan sözleşmelere konu işler için iş bitirme belgesi sunulması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, Belpa Ankara Eğt. Sağ. Hiz. İnş. En. Gıda Tem. İth. İhr. Tic. A.Ş.nin Ankara Büyükşehir Belediyesi bünyesinde kurulan bir Belediye İktisadi Teşebbüsü (BİT) olduğu, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki söz konusu idarenin iş bitirme belgesi düzenleyebileceği, dolayısıyla anılan istekli tarafından sunulan sözleşmelere konu işler için ilgili idarece düzenlenen iş bitirme belgesinin sunulması gerektiği, bu durumda iş deneyimini tevsik etmek üzere teklif kapsamında sunulan sözleşmeler ile iş deneyiminin tevsikinin mümkün olmadığı anlaşıldığından idarece teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olduğu ve başvuru sahibinin iddiasının reddi gerektiği sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “…Elektronik Kamu Alımları Platformu : İdareler ile kamu alımları sürecine taraf olanların bu sürece ilişkin işlemleri internet üzerinden gerçekleştirebilecekleri ve Kurum tarafından yönetilen elektronik ortamı,… İfade eder….” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “…(1) İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

(2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

(3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş bitirme belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.

(4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP kayıt numarası bulunan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı 30.8’inci maddesinde “…30.8.1 İhale Uygulama Yönetmeliklerinin Ek-1 maddeleri uyarınca 31/8/2014 tarihinden sonra iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere (İKN’si 2010/500.000 ve daha sonraki ihaleler) ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerinin, EKAP’a kayıt edilerek yeniden düzenlenmeleri zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda, EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi gerektiği halde bu gereklere uygun olmayan iş deneyim belgeleri, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmedikleri sürece ilanı veya duyurusu (Değişik ibare: 27/06/2015-29399 R.G./1. md.) 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacaktır. Bu nedenle; EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgesi almaları veya iş deneyim belgesini EKAP üzerinden kayıt altına aldırarak yeniden düzenletmeleri gerektiği halde, bu zorunlulukları yerine getirmeyen belge sahiplerinin, belgeyi düzenleyen idareye başvuruda bulunarak, mevcut iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmesi talebinde bulunması gerekmektedir.

30.8.2 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve belge sahiplerine verilmesinde, İhale Uygulama Yönetmelikleri ile bu Tebliğin iş deneyim belgelerinin düzenlenmesi ve verilmesine ilişkin hükümlerine uyulması gerekmektedir. EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenmesi ve sorgulanmasına ilişkin “İdare İş Deneyim Belgesi Düzenleme, Kayıt ve Sorgulama Kullanım Rehberi”ne EKAP üzerinden erişilebilir.

30.8.3 İdarece EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesine, EKAP tarafından otomatik olarak bir “belge numarası” verilmektedir. EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesi çıktısı alınarak belgeyi onaylamaya yetkili kişi tarafından isim ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanıp mühürlendikten sonra ilgiliye verilecektir.

30.8.4 Daha önce EKAP üzerinden düzenlenmeyen mevcut iş deneyim belgesinin, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenebilmesi için, iş deneyim belgesi sahibinin ilgili idareye başvuruda bulunması ve iş deneyim belgesinin aslını idareye teslim etmesi gerekmektedir. Bu durumda; ilgili idarece iş deneyim belgesi süresi içinde EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek 30.8.3 üncü maddede belirtilen şekilde onaylanıp ilgiliye verilecek, ilgili tarafından idareye teslim edilen iş deneyim belgesi ise dosyasında muhafaza edilecektir.

30.8.5 İhalelerde aday veya isteklilerce sunulan ve üzerinde EKAP belge numarası bulunan iş deneyim belgelerinin sorgulanması, ihale komisyonu tarafından EKAP’ın “İş deneyim belgesi sorgulama” uygulaması vasıtasıyla, belge üzerinde yer alan “belge numarası” esas alınarak yapılacaktır.

30.8.6 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanmasında iş deneyim belgesinin, EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilecektir. Yapılan sorgulamada, bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda, sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirme yapılmalıdır.

30.8.7 İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenleyebilmeleri için 29 uncu maddede belirtilen işlemlere uygun olarak EKAP’a kayıtlı olmaları gerekmektedir. İlanı veya duyurusu (Değişik ibare: 27/06/2015-29399 R.G./1. md.) 1/7/2016 tarihinden sonra yapılacak ihalelerde, İhale Uygulama Yönetmelikleri Ek-1 maddeleri çerçevesinde, EKAP üzerinde kayıt altına alınma zorunluğu olduğu halde bu zorunluğa uygun olmayan iş deneyim belgeleri iş deneyimini tevsik için kullanılamayacağından dolayı EKAP’a kayıtlı olmayan kurum ve kuruluşların aday ve istekliler açısından bir hak kaybına neden olmamaları bakımından öngörülen tarihlere kadar EKAP’a kayıt olmaları önem arz etmektedir…” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “…2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Sünnet Organizasyonu Hizmet Alımı İşi

b) Miktarı ve türü:

2500 ÇOCUĞUN SÜNNET ORGANİZASYONU HİZMET ALIMI İŞİ

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: ANKARA

ç) Bu bent boş bırakılmıştır…” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri, sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 50’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde, iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31.08.2014 tarihinden sonra düzenlenecek belgelerin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunluluğunun getirildiği, ilanı veya duyurusu 31.08.2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 01.09.2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 01.07.2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi gerektiği ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesinin zorunlu olduğu, ayrıca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 01.07.2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacağı anlaşılmaktadır. Öte yandan iş deneyim belgesinin, bir ihalede iş deneyimini tevsiken sunulması halinde, sunulan bu iş deneyim belgesinin ihale komisyonunca EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı yönünde kontrole tabi tutulmasının zorunlu olduğu, yapılan sorgulama sonucunda bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirmenin yapılacağı anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibinin iddiası çerçevesinde ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde; Hb Tem. Hiz. İnş. Tur. Teks. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere Belpa A.Ş. tarafından 2017/253484 ihale kayıt numaralı işe ilişkin olarak düzenlenen 16.11.2017 tarihli iş bitirme belgesinin sunulduğu, anılan belgeden iş tanımının “Sünnet Organizasyonu” olduğu ancak belge üzerinde EKAP belge numarasının olmadığı görülmüştür.

Teklif dosyası kapsamında sunulan söz konusu belge üzerinde EKAP kaydı sorgulaması yapmak üzere kullanılacak olan verilerin yer almadığı, dolayısıyla belgeye ilişkin EKAP sorgulaması yapma imkânının bulunmadığı, bahse konu iş deneyim belgesinin EKAP kaydı olmadığı hususuna ilişkin tespite ayrıca idarece 02.04.2018 tarihinde düzenlenen ihale komisyonu kararında da yer verildiği anlaşılmıştır.

Bahse konu iş bitirme belgesinin düzenlenme tarihinin 16.11.2017 olduğu, bu kapsamda iş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31.08.2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesinin zorunlu olduğu anlaşılmaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde; ilanı 01.07.2016 tarihinden önce yapılan ihalelerde isteklilerin ihalede sunacakları iş deneyim belgelerinin EKAP’a kayıtlı olması mecburiyetinin aranmayacağı, ancak ilanı 01.07.2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde bu şartın aranacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği’nin 30.8.5’inci maddesinde ihalelerde isteklilerce sunulan ve üzerinde EKAP belge numarası bulunan iş deneyim belgelerinin sorgulanması işleminin, ihale komisyonu tarafından EKAP’ın “İş deneyim belgesi sorgulama” uygulaması vasıtasıyla, belge üzerinde yer alan “belge numarası” esas alınarak yapılacağı açıklaması yer almaktadır.

Yapılan incelemede başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesinin sunulmadığı, teklif dosyası kapsamında sunulan 16.11.2017 tarihli iş deneyim belgesinde idare tarafından yapılacak sorgulama işleminde gerekli belge numarasının bulunmadığı, bu çerçevede idare tarafından iş deneyim belgesinin EKAP üzerinden düzenlenip düzenlenmediği hususunun araştırılmasına olanak bulunmadığı,

Diğer taraftan kamu ihale mevzuatı uyarınca bilgi eksikliğinin tamamlanmasının, ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde mümkün olabileceği, dolayısıyla iş deneyim belgesinin kabul edilmesinin bir şartı olan EKAP kaydı zorunluluğuna ilişkin hususun teklifin esasını değiştirir nitelikte olması yönüyle bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği bu itibarla anılan gerekçe ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönündeki idari işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “…İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Aynı Kanun’un “Yaklaşık maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde “…Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz…” hükmü,

Aynı Kanun’un “İdarelerce uyulması gereken diğer kurallar” başlıklı 62’nci maddesinde “…d) İdarelerce bütçesinin programlanmasında, ihalede ise isteklilerce verilen tekliflerin karşılaştırılmasında kullanılmak üzere tespit edilen yaklaşık maliyet isteklilere duyurulmaz…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde “…Yaklaşık maliyet: İhale onay belgesi düzenlenmeden önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak, Katma Değer Vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanan ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilen, ihale konusu işin öngörülen bedelini,… ifade eder…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı 7’nci maddesinde “…(1) İdare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre ayrıntılı fiyat ve gerektiğinde miktar araştırması yapılmak suretiyle ihale konusu işin KDV hariç yaklaşık maliyeti hesaplanır ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir…” hükmü,

“Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’inci maddesinde “…(1) İdareler, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit ederler. Bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabilir.

(2) Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde;

a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar,

b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,

c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar,

ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar,

d) İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar,

Esas alınır.

(3) İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde “…16.3.1. Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu;

a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,

b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.

16.3.2. Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir…” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyetin belirleneceği ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği, ihalede tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ise isteklilerce verilen tekliflerin karşılaştırılmasında, tespit edilen yaklaşık maliyetin dikkate alınacağı, yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında tekliflerin kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebileceği, bu durumda sorumluluğun idareye ait olduğu da anlaşılmaktadır.

İdarece yaklaşık maliyetin tespitinde ihale konusu işi oluşturan iş kalemlerine ilişkin olarak idarece gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar ile piyasadan yapılan fiyat araştırması kapsamında elde edilen fiyat tekliflerinin kullanıldığı görülmüştür. İhalede yaklaşık maliyetin 1.310.589,62 TL olarak belirlendiği, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi isteklinin teklif fiyatının 1.250.000,00 TL, başvuru sahibi isteklinin teklif fiyatının 1.064.730,00 TL olduğu anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yaklaşık maliyetin 1.310.589,62 TL olduğu, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi isteklinin teklif fiyatının 1.250.000,00 olduğu, değerlendirme dışı bırakılan başvuru sahibinin teklif fiyatının ise 1.064.730,00 TL olduğu, yeterli şartların olması durumunda idarenin yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifleri dâhi kabul etmesinde mevzuat açısından herhangi bir engel olmadığı, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi isteklinin ihale komisyonu kararında belirlendiği ve bu isteklinin teklif fiyatının da yaklaşık maliyetin altında olduğu, bahse konu ihale komisyonu kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı hususları göz önüne alındığında başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.