İhale dokümanının EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi halinde doküman satın alınmış sayılır mı?

KAMU İHALE KURUL KARARI

Toplantı No : 2018/016

Gündem No : 60

Karar Tarihi : 14.03.2018

Karar No : 2018/UY.I-591

BAŞVURU SAHİBİ:

Ahmet Can ÇİPER,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tüysüz Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/12632 İhale Kayıt Numaralı “Tüysüz Belediyesi Düğün Salonu Yapım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tüysüz Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından 29.01.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tüysüz Belediyesi Düğün Salonu Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Ahmet Can Çiper’in 02.02.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.02.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.02.2018 tarih ve 12658 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.02.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/285 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhale dokümanının EKAP üzerinden e-imza ile indirildiği, doküman indirilme tarihinin 24.01.2018 olduğu, teklif dosyası içerisinde ihale dokümanı alındığı/indirildiğine dair formun bulunmaması gerekçesiyle yapılan değerlendirmenin yerinde olmadığı,

2) Gerçek kişi olarak ihaleye katıldıklarını, ticaret sicil gazetesinin gerçek kişilerden istenilmeyeceği, imza beyannamesinin istenilmesi gerektiği, faaliyet belgesi, ticaret odası belgesinin teklif kapsamında istenilmemesi gerektiği,

3) İhalenin açık ihale usulü ile yapıldığı, EKAP kayıtlı elektronik adreslerinin bulunduğu, ihale sonucunun EKAP üzerinden tebliğ edildiği, Osmaniye sınırlarında adres beyanlarının verildiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale ve ön yeterlik dokümanının görülmesi, satın alınması ve EKAP üzerinden indirilmesi” başlıklı 26’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik dokümanı veya ihale dokümanı satın alınabilmesi için adına doküman satın alınacak Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişilerin EKAP’a kayıtlı olması zorunludur. Ortak girişimlerde ise Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişi ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişi ortakların tamamının bu koşulu sağlaması gerekir.

(2) Ön yeterlik dokümanı ile ihale dokümanı, EKAP’ta ve idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilir. İhaleye katılmak için bu dokümanın idarece her sayfası onaylanmış nüshasının idareden satın alınması veya EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi zorunludur. Ancak ilansız ihalelerde doküman EKAP üzerinden görülemez ve indirilemez. Ön yeterlik dokümanının ve/veya teknik şartname dahil ihale dokümanının EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi halinde doküman satın alınmış sayılır. İdarece, her sayfası onaylanmış doküman yerine, Kurum tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde “compactdisc (CD)” ortamına aktarılmış doküman satılabilir.

(3) Dokümanın, basım maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek bir bedelle satılması zorunlu olup, bu dokümanın satış hakkı yalnız idareye aittir. Dokümanın basım maliyetinin tespitine ilişkin belge ve bilgileri içeren bir tutanak düzenlenerek ihale işlem dosyasında muhafaza edilir. İdare, dokümanın satışına ilişkin olarak bağış, yardım veya başka her ne ad altında olursa olsun ek bir ücret talep edemez. Doküman bedelinin idarenin bütçesi dışında vakıf, sandık, dernek, birlik gibi kuruluşların hesabına yatırılması istenemez. Dokümanın, EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi halinde doküman bedeli ödenmez.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Dokümana ilişkin hususlar” başlıklı 15’inci maddesinde “… 15.2.4. Uygulama Yönetmeliklerinin “İhale ve ön yeterlik dokümanının görülmesi, satın alınması ve EKAP üzerinden indirilmesi” başlıklı maddeleri uyarınca ihaleye katılmak için dokümanın idarece her sayfası onaylanmış nüshasının idareden satın alınması veya EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi zorunludur. Ancak ilansız ihalelerde, doküman EKAP üzerinden görülemez ve indirilemez. Ön yeterlik dokümanının ve/veya teknik şartname dahil ihale dokümanının EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi halinde doküman satın alınmış sayılır. Bu çerçevede ön yeterlik dokümanını ve teknik şartnamenin EKAP’a yüklenmesi halinde ihale dokümanını EKAP üzerinden e-imza kullanarak indiren gerçek veya tüzel kişiler dokümanı satın almış kabul edileceğinden, bu kişiler herhangi bir doküman bedeli ödemeyecekleri gibi dokümanın idarece her sayfası onaylanmış nüshasını idareden satın almalarına da gerek bulunmamaktadır.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale dokümanının görülmesi ve temini ile EKAP’a kayıt zorunluluğu” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1 İhale dokümanı aşağıda belirtilen adreste ve EKAP üzerinden (teknik şartnamenin yayımlanmaması halinde teknik şartname hariç) bedelsiz olarak görülebilir. Ancak, ihaleye teklif verecek olanların, İdarece onaylı ihale dokümanını satın alması veya EKAP üzerinden e-imza kullanarak indirmesi zorunludur.

a) İhale dokümanının görülebileceği yer: TÜYSÜZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ

b) İhale dokümanının görülebileceği internet adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/

c) İhale dokümanının satın alınabileceği yer: TÜYSÜZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ

ç) İhale dokümanı satış bedeli (varsa vergi dahil):50 TRY (Türk Lirası) (elli Türk Lirası)

d) Bu madde boş bırakılmıştır

4.2. İhale dokümanını satın almak isteyenler, ihale dokümanını oluşturan belgelerin aslına uygunluğunu ve belgelerin tamam olup olmadığını kontrol eder. Bu incelemeden sonra, ihale dokümanını oluşturan belgelerin tamamının aslına uygun olarak teslim alındığına dair standart form biri satın alana verilmek üzere iki nüsha olarak düzenlenir.

4.5. İdarelerin ve adına ihale dokümanı satın alınacak Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişilerin EKAP’a kayıtlı olması zorunludur. Ortak girişimlerde ise Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişi ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişi ortakların tamamının bu koşulu sağlaması gerekir.” düzenlemesi,

İhale İlanı’nın “İhale dokümanının görülmesi ve satın alınması” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İhale dokümanı, idarenin adresinde görülebilir ve 50 TRY (Türk Lirası)karşılığı TÜYSÜZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ adresinden satın alınabilir.

7.2. İhaleye teklif verecek olanların ihale dokümanını satın almaları veya EKAP üzerinden e-imza kullanarak indirmeleri zorunludur.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hüküm, açıklamaları ve doküman düzenlemelerinden ihale dokümanının, EKAP’ta ve idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebileceği, ihaleye katılmak için bu dokümanın idarece her sayfası onaylanmış nüshasının idareden satın alınması veya EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesinin zorunlu olduğu, teknik şartname dahil ihale dokümanının EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi halinde dokümanın satın alınmış sayılacağı anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde ve mevzuat düzenlemelerinde ihaleye teklif verecek olan isteklilerin teklif dosyası içerisinde hangi belgelerin sunulması gerektiğinin düzenlendiği, ihale dokümanı alındığı/indirildiğine ilişkin formun teklif dosyası içerisinde sunulması gerektiğine ilişkin herhangi bir düzenlemenin bulunmadığı, ayrıca idare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasında doküman indirenlerin/satın alanların listesinin yer aldığı, söz konusu listede başvuru sahibinin ihale dokümanını e-imza kullanarak indirdiği, indirme tarihinin 24.01.2018 olduğu görüldüğünden başvuru sahibinin teklif dosyası içerisinde doküman alındığına/indirildiğine dair formun bulunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1)İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibariyle mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a) Mülga : RG: 25/1/2017-29959

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat ve İdari Şartname düzenlemelerine göre ihaleye katılacak olan aday ve isteklilerin gerçek kişi olması halinde noter tasdikli imza beyannamesinin tüzel kişi olması halinde ise tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin teklif kapsamında sunmaları gerektiği, aday veya isteklilerin ihale tarihi itibariyle mesleki faaliyeti ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi ve ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce bu durumunu tevsik eden belgeleri sunması gerektiği anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde faaliyet belgesi istenileceğine dair herhangi bir düzenlemenin bulunmadığı, teklif dosyası içerisinde faaliyet belgesi sunulmasına gerek olmadığı, oda kayıt belgesinin ise yukarda aktarılan söz konusu düzenlemelere göre ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri sunması gerektiğinin düzenlendiği görüldüğünden söz konusu gerekçelerle başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibinin ticaret sicil gazetesinin gerçek kişilerden istenilmeyeceği iddiasına ilişkin olarak;

Başvuru sahibi isteklinin gerçek kişi olarak ihaleye teklif verdiği, yukarıda da belirtildiği üzere gerçek kişi olarak ihaleye katılan isteklilerin ticaret sicil gazetesi sunmasına gerek olmadığı, söz konusu gerçek kişilerin noter tasdikli imza beyannamesinin teklifleri dosyasında bulunması gerektiği anlaşılmaktadır. Ancak idare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesi sonucunda söz konusu isteklinin imza beyannamesini teklif dosyasında sunmadığı görüldüğünden başvuru sahibi isteklinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 46’ncı maddesinde “…İstekli firmalar birim fiyat teklif mektubunda kayıtlı elektronik posta adreslerini iletişim bilgileri ile paylaşacaklardır. İstekli olacak firmaların ulaşılabilirlik açısından Osmaniye ili sınırları içerisinde ofisinin olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanı kapsamında isteklilere verilen birim fiyat teklif mektubunun ilgili kısmının aşağıdaki şekilde olduğu görülmektedir.

ANAHTAR TESLİMİ GÖTÜRÜ BEDEL TEKLİF MEKTUBU

………….… İHALE KOMİSYONU BAŞKANLIĞINA

….. /….. /…..

İhale Kayıt Numarası 2018/12632

İhalenin adı TÜYSÜZ BELEDİYESİ DÜĞÜN SALONU YAPIM İŞİ

Teklif sahibinin adı ve soyadı/ ticaret unvanı

Uyruğu

TC Kimlik Numarası1

Vergi Kimlik Numarası

Adresi

Telefon ve Faks numarası

Başvuru sahibi isteklinin teklif mektubunda KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresine yer vermediği, adres bilgisine yönelik olarak anılan istekli tarafından kaşeli ve imzalı adres beyanının yer aldığı görülmektedir.

İdarenin cevabında başvuru sahibinin İdari Şartname’nin 46.1’inci maddesinde belirtilen şartları yerine getirmediği belirtilmekle birlikte, anılan maddede yer alan isteklilerin Osmaniye sınırları içerisinde ofisinin bulunmasına yönelik düzenlemeye ilişkin olarak, 29.01.2018 tarihli ihale komisyonu kararında bir değerlendirmenin yapılmadığı, anılan kararda başvuru sahibinin teklif mektubunda KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresine yer vermediği gerekçesine yer verilerek değerlendirme dışı bırakıldığı görülmektedir.

İdari Şartname’de “İstekli firmalar birim fiyat teklif mektubunda kayıtlı elektronik posta adreslerini iletişim bilgileri ile paylaşacaklardır. İstekli olacak firmaların ulaşılabilirlik açısından Osmaniye ili sınırları içerisinde ofisinin olmalıdır” maddesi düzenlenmiş olmakla birlikte, ihale dokümanı kapsamında isteklilere verilen birim fiyat teklif mektubu standart formunun İdari Şartname’nin yukarıda yer alan maddesinde istenilen şartı sağlayacak şekilde düzenlenmediği, “Elektronik posta adresi” ne ilişkin olarak ayrı bir satır açılmadığı veya ayrıca belirtilmediği, ayrıca idare tarafından başvuru sahibi istekliye 29.01.2018 tarihinde EKAP üzerinden ihale komisyonu kararının gönderildiği anlaşıldığından başvuru sahibinin birim fiyat teklif mektubunda kayıtlı e-posta adresi bulunmadığı gerekçesiyle yapılan değerlendirmenin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Yaşar Ülger İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin teklif mektubunda KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresine yer vermediği görülmektedir.

İhale dokümanı kapsamında isteklilere verilen birim fiyat teklif mektubunun İdari Şartname’nin yukarıda yer alan maddesinde istenilen şartı sağlayacak şekilde düzenlenmediği, “Elektronik posta adresi” ne ilişkin olarak ayrı bir satır açılmadığı veya ayrıca belirtilmediği, ayrıca idare tarafından anılan istekliye 29.01.2018 tarihinde EKAP üzerinden ihale komisyonu kararının gönderildiği anlaşıldığından bahsi geçen isteklinin birim fiyat teklif mektubunda kayıtlı e-posta adresi bulunmadığı gerekçesiyle yapılan değerlendirmenin yerinde olmadığı, anlaşılmakla birlikte,

İdari Şartname’nin “sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde yer alan “…İhale, Kanunun 38 inci maddesinde öngörülen açıklama istenmeksizin ekonomik açıdan en avantajlı teklif üzerinde bırakılacaktır.” düzenlemesine göre teklifi sınır değer altında kalan istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmeden değerlendirme dışı bırakılacağı, anılan isteklinin sınır değer altında kaldığı görüldüğünden idare tarafından herhangi bir işlem tesis edilmesine gerek olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.