Pazar, Haziran 16, 2024
Noter Onaylı Belgeler

Noter tarafından onaylanan belgelerin üzerinde hangi şerhin bulunması taşıması zorunludur?

KAMU İHALE KURUL KARARI
Toplantı No : 2016/067
Gündem No : 1
Karar Tarihi : 13.12.2016
Karar No : 2016/UY.II-3069

Şikayetçi :

Süleyman Ekinci – K S V Grup İnş. Taah. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı

İhaleyi Yapan Daire:

Dokuz Eylül Üniversitesi Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı

Başvuru Tarih ve Sayısı:

18.11.2016 / 64123

Başvuruya Konu İhale:

2016/301530 İhale Kayıt Numaralı “Tınaztepe Yerleşkesi Rektörlük Binası İkmal İnşaatı İşi” İhalesi

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Şinasi CANDAN,

Üyeler: Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER

BAŞVURU SAHİBİ:

Süleyman Ekinci – KSV Grup İnş. Taah. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı

VEKİLİ:

Av. Abdurrahman Şükrü KOZAK,

Uğur Mumcu Caddesi No: 29/5 Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı,

Cumhuriyet Bulvarı No: 144 35210 Konak/İZMİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/301530 İhale Kayıt Numaralı “Tınaztepe Yerleşkesi Rektörlük Binası İkmal İnşaatı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörlüğü Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından 23.09.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tınaztepe Yerleşkesi Rektörlük Binası İkmal İnşaatı İşi” ihalesine ilişkin olarak Süleyman Ekinci – KSV Grup İnş. Taah. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının 07.11.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.11.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.11.2016 tarih ve 64123 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 18.11.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2677 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuruya konu ihaleye iş ortaklığı olarak teklif verildiği, 01.11.2016 tarihli kesinleşen ihale kararı ile teklif dosyalarında sunulan imza beyannamesinde “suretin aynı olduğu” şeklinde yer alan şerhin mevzuat hükümlerinde belirtilen şartları taşımadığı gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak teklif dosyasında sunmuş oldukları imza beyannamesi üzerinde bulunan ve Malatya 5. Noterliğinin 20.05.2016 tarihli ve 12636 yevmiye numaralı işlemi ile yapılan “İş bu suret Malatya 2. Noterliğinden verilme 05.01.2015 tarih ve 87 yevmiye nolu suretin aynı olduğu tasdik olunur” şeklindeki noter onayının, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin Sunuluş Şekli” başlıklı 31’inci maddesinde belirtilen noter onaylı bir belgenin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğuna dair şartı karşıladığı, teklif dosyasında sunulan imza beyannamesinin Malatya 5. Noterliğine aslı sunulmasına rağmen sehven suret kaşesi basılan evrakın suret üzerinden değil aslı görülerek noter tarafından onaylandığı, söz konusu belgenin aslına dayanılarak şerhli ve onaylı olduğu için belgenin kabul edilmesi gerektiği, nitekim Malatya 5. Noterliğinin 02.11.2016 tarihli yazısında “20.05.2016 tarih ve 12636 yevmiye numarası ile tasdik edilen imza beyannamesinde aslı gibidir kaşesi basılması gerekirken sehven suret ibaresi gecen bir kaşe kullanıldığı, noterlikçe onaylanan imza beyannamesinin aslından farksız olduğu”nun açıkça belirtildiği, söz konusu belge incelendiğinde üzerinde 2 adet yevmiye numarasının bulunduğu, birincisinin asıl belgeyi düzenleyen Malatya 2. Noterliğine ait olduğu diğer yevmiye numarasının ise asıldan örnek yapan Malatya 5. Noterliğine ait olduğunun açıkça görüldüğü, şayet Malatya 5. Noterliğine sunulan evrak noter tarafından üretilmiş bir suret olsa idi en azından bir yevmiye numarasının daha belge üzerinde bulunması gerektiği, bu halde belge üzerinde sadece 2 adet yevmiye numarası bulunmasının belgenin aslının notere götürülerek suret yapıldığının bir diğer ispatı olduğu, sunmuş oldukları imza beyannamesinin aslına uygun olduğunun belgeyi onaylayan Malatya 5. Noterliği tarafından da kanıtlandığı, bahse konu belgede içerik olarak herhangi bir eksiklik ve sahtelik olmadığının noter onaylarından anlaşılacağı,

Malatya 5. Noterliğinin kendi uhdesinde tuttuğu imza beyannamesinin suretinin üzerinde Malatya 2. Noterliğinin 05.01.2015 tarihli ve 87 sayılı düzenlenen suretin aynı olduğu ibaresinin ve belgenin altında “Aslını ve ona uygun (3) örneğini aldım” ibaresinin bulunduğu, bu durumun açıkça asıl belgenin işlem sırasında notere sunulduğunun en açık ispatı olduğu, yani belgenin suretten çoğaltılmadığı aslı notere sunulmak suretiyle asıldan suret çıkarıldığı, kabul anlamına gelmemek kaydıyla imza beyannamesinin aslının değil onaylı suretinin görülerek çoğaltıldığı kabul edilse dahi belgenin yine aslına uygun ve geçerli bir belge niteliği taşıdığı, şikâyete konu belgenin imza beyannamesi olduğu yani belgenin orijinalinin zaten noterde üretilmiş bir belge olduğu, imza beyannamesinin iş deneyim belgesi, ticaret gazetesi gibi orijinal kaynağı noter dışında üretilen bir belge olmadığı, imza beyannamesinin zaten sadece noterde yapılabilen belgeler olduğu ki sadece bu sebepten dolayı dahi iş bu belgenin başka bir noterce suretinin aslının görülmesinin dışında tasdik edilmesinin mümkün olmadığı, bu hususa yönelik emsal Kurul ve Danıştay kararlarının bulunduğu, itirazen şikayete konu edilen imza beyannamesinin, noterde bulunan nüshasında yer alan aslını ve ona uygun 3 örneğini teslim aldım ibaresi ile birlikte incelendiğinde teklif dosyasına sunulan belgenin aslının noter tarafından görülerek bir örneğinin çıkartıldığı, bu durumda teklif dosyası kapsamında sunulan imza beyannamesinde yer alan noter kaşesinden “ibraz edilenin aynıdır” şeklinde bir yorum yapılmasının açıkça hukuka ve emsal Kurul kararlarına aykırılık teşkil ettiği, başka bir noterlikçe aslı görülerek usulüne uygun şekilde çıkartılmış imza beyannamesinin her ne kadar Malatya 5. Noterliğince aslı görülmesine rağmen sehven suret kaşesi basılmış olsa dahi Noterlik Kanunu’nun 82’nci maddesi ve imza beyannamesinin sadece ve sadece noterde düzenlenebilen bir evrak olması ve bunun doğal sonucu olarak da buna ilişkin suretin ancak aslının görülerek çıkartılan bir örneği olması gerçeği karşısında Noterlikçe suret işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair bir onay niteliğinde olduğu, her ne kadar idare tarafından alınan ilk ihale komisyon kararında şikâyet dilekçemizin ekinde sunduğumuz Malatya 5. Noterliğinden temin edilen, teklif dosyası kapsamında idareye sunulan imza beyannamesine ait işlem için noterin kendi uhdesinde tutulan örneğinin idarece bilinmiyor olduğu kabul edilse de, iş bu şikayet dilekçesi ve ekinde belgenin fotokopisinin yer alması karşısında artık idare tarafından bilinemeyeceğinin kabul edilemez olduğu, aslına uygunluğu noterlikçe onaylanmış belgelerin suretleri görülerek onaylanan belgelerin asıl belge gibi işlem göreceği, bir başka anlatım ile aslı zaten yalnızca noter tarafından üretilebilen imza beyannamesinin bir başka noter tarafından suret olarak çoğaltılması halinde üretilen suretin asıl itibari ile suret değil ancak aslının aynı nitelikte bir belge olarak kabul edilmesi gerektiği, bahse konu şekil noksanlığı nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yasal mevzuata açıkça aykırılık teşkil ettiği,

Söz konusu belgede kabul anlamına gelmemek kaydıyla bir şekil noksanlığı varsa söz konusu eksikliğin de ilgili kurumlardan teyit edilebileceğinin ya da tarafımıza tamamlattırılabileceğinin gayet açık olduğu, noterin uhdesinde bulunan işleme ait evrak gerçekliğinden idarenizin şüphe duyması halinde Kurumunuzca Malatya 5. Noterliğinden belgenin onaylı örneğinin istenmesinin mümkün olduğu, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 20’nci maddesinin altıncı fıkrasında “İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükümleri yer aldığı, iş bu hüküm karşısında gerektiğinde Malatya 5. Noterliğine yazılacak bir yazı ile belgenin aslından mı yoksa sureti görülerek mi onaylandığı sorulduğunda gerçek durumun ortaya çıkacağı, ilgili idarece belirtilen şekilde bir aykırılık olduğu kabul edilse dahi bu durumun teklifin esasını değiştirecek tarzda olmadığı, dolayısıyla yukarıda belirtilen yönetmelik maddeleri uyarınca bu eksikliğin tamamlanmasının yazılı olarak idare tarafından istenmesi gerekmekte iken ilgili idarenin bu yola başvurmaksızın firmalarının teklifini değerlendirme dışı bırakmasında hukuka uyar bir tarafın bulunmadığı, tamamlattırılması mümkün bilgi ve belgelerin tamamlattırılmaması olgusu, tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmasına veya tamamlattırılmaması suretiyle değerlendirme dışı bırakılmasına neden olduğundan, yapılacak ihalelerde uygulanması gereken ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde açıkça belirtilen ve temel ilkelerden sayılan saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenirlilik, gizlilik, kamuoyu denetimi yanında, özellikle idarelerin ihtiyaçlarını uygun şartlarla karşılamasını ve kaynakların verimli kullanılmasını etkilediği, zira bir belge veya belgedeki bilgi eksikliği nedeniyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif değerlendirme dışında bırakılmak suretiyle idarenin ihtiyacını daha yüksek bedelle karşılamış olacağı, kaldı ki firmalarının en avantajlı teklife sahip olmasına rağmen bahse konu sebeple ilgili idarece elenerek daha az maliyetle yapılacak işin kamu yararı gözetilmeksizin daha fazla maliyetle yaptırılacağı, zira ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi firmanın teklifinin firmalarının teklifinden 11.000 TL fazla olduğu, yasanın bahse konu nedenlerle tekliflerin hemen reddedilerek isteklilerin ihale dışı bırakılması yerine, tamamlama yoluyla değerlendirilmelerine imkân tanıdığı, ayrıca firmaları tarafından noter ile yapılan görüşmede şikâyete konu belge ile ilgili olarak Malatya 5. Noterinin idare tarafından telefon ile aranarak asıl belgenin görülüp görülmediğinin sorulduğunu şifahen öğrendiklerini, noter tarafından söz konusu idareye belgenin aslının görüldüğünün açıkça bildirilmesine rağmen, ihale komisyonu tarafından alınan eleme kararının nedeninin anlaşılamadığı,

İş bu gerçek durum karşısında firmaları tarafından sunulan imza beyannamesinin İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesine aykırı olduğu gerekçesine dayanılarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının açıkça mevzuata aykırılık teşkil ettiği ve bu konuda idarece düzeltici işlem belirlenmesi gerektiği, zira firmalarının ihale sürecindeki işlem ve eylemler nedeniyle hak kaybına ve zarara uğramasının muhtemel olduğu tüm bu açıklamalar ışığında yukarıda mevzuata aykırılığı düşünülen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu göz önüne alındığında tekliflerinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleşmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen ihale komisyonu kararı incelendiğinde, başvuruya konu ihaleye 9 istekli tarafından teklif sunulduğu, teklif sunan isteklilerden; Erka İnşaat Plan Proje Taahhüt San ve Tic. A.Ş.nin teklif tutarının sınır değerin altında olduğundan, Adeha İnşaat Taahhüt Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.nin teklif dosyasında banka referans mektubu sunulmadığından, Altay Tasarım İnşaat Sanayi ve Ticaret A.Ş. – Üstündağ Yapı İnşaat Turizm Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklif dosyasında pilot ortağa ilişkin iş deneyim belgesinin pilot ortağın daha önceki unvanına ilişkin olarak düzenlenmiş bir belge olduğu ancak unvan ve nevi değişikliğine ilişkin herhangi tevsik edici bir belgenin teklif dosyasında sunulmadığından, başvuru sahibi istekli olan Süleyman Ekinci – KSV Grup İnşaat Taahhüt Tur. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının pilot ortağı Süleyman Ekinci tarafından teklif dosyasında sunulan ve noter tarafından suret yapılmış olan imza beyannamesinin belgelerin sunuluş şekline uygun olmadığından dolayı anılan 4 isteklinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen Doyap Yapı Sanayi Enerji ve Mühendislik A.Ş. üzerinde bırakıldığı, Önsöz Turizm ve Müşavirlik İnşaat Taahhüt A.Ş.nin başvuruya konu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

13.07.1976 tarihli ve 15645 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin “Örnek ve kimlere verilebileceği” başlıklı 94’üncü maddesinde “Örnek, noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin tamamının veya istenilen kısmının istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi kapsayan ve noterliği mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belgedir.

Örneklerin kimlere verileceği Noterlik Kanununun 94 ve 95. maddeleri hükümleri uyarınca saptanır.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Örnek verme şekilleri” başlıklı 95’inci maddesinde “İbrazdan örnek: İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır.

b – Daireden örnek:

O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir

Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı …….tarih ve …..yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen hükümlerden “örnek”in, noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin tamamının veya istenilen kısmının istenildiği kadar yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi kapsayan ve noterliğin mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belge olduğu anlaşılmaktadır.

Türkiye Noterler Birliği’nin 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de “İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu’nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş, …İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine… karar verilmiştir…” açıklaması yer almaktadır.

Türkiye Noterler Birliğinin yukarıda aktarılan Genelgesinden, ibrazdan örnek çıkarma işlemlerine ilişkin olarak, noterler tarafından onaylanacak belgenin ibraz edilenin asıl belge olması şartı ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına “iş bu suret aslına uygundur” şeklinde şerh konulabileceği anlaşılmaktadır.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin Sunuluş Şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir…” hükmü,

İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7. numaralı maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi’nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete İdaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen Yönetmelik’in 31’inci maddesindeki hükümlerden ve İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesindeki düzenlemelerden, ihaleye katılımda isteklilerin teklif dosyasında sunacakları belgelerin nasıl sunulması gerektiğinin düzenlendiği, isteklilerin teklifleri kapsamında sundukları belgelerin aslını veya aslına uygun olduğu noter tarafından onaylanmış örneklerini veya aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından aslı idarece görülmüştür veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini sunmaları gerektiği, eğer teklif dosyasında sunulan belge noter tarafından onaylanmışsa onaylı belgenin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, aksi halde belgenin sureti veya fotokopisi görülerek onaylananlar ile belge üzerinde “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyan belgelerin geçerli kabul edilmemesi gerektiği anlaşılmaktadır.

İhale işlem dosyasında itirazen şikâyete konu başvuru sahibi isteklinin pilot ortağı tarafından teklif dosyasında sunulan ve Süleyman Ekinci adına düzenlenen “İmza Beyannamesi” incelendiğinde, Malatya 2. Noterliği tarafından 05.01.2015 tarihinde 87 yevmiye numarasıyla suret şeklinde düzenlenen “İmza Beyannamesi”nin, Malatya 5’inci Noterliği tarafından 20.05.2016 tarihli ve 12636 yevmiye numaralı işlemi ile “İş bu suret Malatya 2. Noterliğinden verilme 05.01.2015 tarih ve 87 yevmiye nolu suretin aynı olduğu tasdik olunur” ifadeleriyle onaylandığı görülmüştür.

Başvuru sahibi isteklinin teklif dosyasında sunmuş olduğu itirazen şikâyete konu belgenin noter tarafından onaylanan bir belge olduğu görülmekle birlikte

noter tarafından onaylanan belgelerin kabul edilebilmesi için söz konusu belgenin üzerinde aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunludur.

Noter tarafından sureti görülerek onaylanan belgelerin kabul edilmemesi gerektiği de yukarıda aktarılan mevzuat hükmü ve Şartname düzenlemesinden anlaşılmaktadır.

Ayrıca başvuru sahibi isteklinin itirazen şikâyet başvurusunda imza beyannamesine ilişkin suret üzerinden yapılan tasdik işleminin noter tarafından sehven yapıldığı ifadeleriyle ilgili olarak, itirazen şikâyete konu imza beyannamesindeki tasdik işlemiyle ilgili yetki ve sorumluluğun ilgili noterde, söz konusu belgenin belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulmasına ilişkin sorumluluğun ise başvuru sahibi isteklide olduğu anlaşılmaktadır.

İtirazen şikâyete konu imza beyannamesi incelendiğinde belgenin noter tarafından aslına uygun olduğuna ilişkin herhangi bir tasdik işleminin yapılmadığı, noter tarafından örnek çıkartılması istenilen belgelerin asıl belge olması halinde ilgili noter tarafından bu belgelerin üzerine düşülen şerhin “ibraz edilen aslının aynıdır” veya “iş bu suret aslına uygundur” ifadelerini içermesi veya bu ifadelerin olmasının gerektiği, itirazen şikâyet başvurusuna konu imza beyannamesi üzerinde ise noter tarafından yapılan tasdik işleminin suretin aynı olduğuna ilişkin yapıldığı görüldüğünden ve noter tarafından suret üzerinden onay yapılması halinde bu belgelerin, belgelerin sunuluş şekline uygun bulunmaması gerektiğine yönelik mevzuat hükümleri açık olduğundan ve söz konusu belgenin sunuluşuyla ilgili sorumluluğun başvuru sahibi isteklide olduğu anlaşıldığından, başvuru sahibi isteklinin sunmuş olduğu imza beyannamesinin belgelerin sunuluş şekline uygun olduğu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan başvuru sahibi isteklinin teklif dosyasında sunmuş olduğu imza beyannamesinin belgenin aslından mı yoksa sureti görülerek mi noter tarafından onaylandığı hususunun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilebileceğine ilişkin iddiasına yönelik yapılan inceleme ve değerlendirme aşağıda yer almaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57’nci maddesinde “…(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır.” açıklamaları yer almaktadır.

Yukarıda anılan mevzuat hüküm ve açıklamaları birlikte değerlendirildiğinde, teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarelerce tamamlatılmayacağı, ancak geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususları hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılacağı anlaşılmakla beraber noter onaylı olarak sunulmuş olan belgenin aslına uygun olduğuna ilişkin ibarenin belgede bulunması gereken zorunlu bir unsur olduğu, noter tarafından yapılan suret tasdikinin Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesine aykırılık taşıması halinde bu aykırılığın bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşılmaktadır.

Bu kapsamda başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyasında sunulması istenilen imza beyannamesinin Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesinde ve İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde belirtilen usule uygun sunulmadığı ve bu durumun başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirdiği, dolayısıyla teklifin esasını değiştirecek nitelikte olan bu eksikliğin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmesinin mümkün bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibi isteklinin bahse konu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.