Cuma, Mayıs 31, 2024
Banka Referans MektubuBilgi ve Belge Eksikliği

Banka referans mektubu bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilir mi?

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2020/008
Gündem No : 64
Karar Tarihi : 26.02.2020
Karar No : 2020/UH.I-446
BAŞVURU SAHİBİ:

Böke Özel Eğ. Öğr. Tur. Taş. Tem. Oto Eml. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Mersin Kapalı-Açık Ceza İnfaz Kurumu İşyurdu Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/630721 İhale Kayıt Numaralı “4 x 27 ve Üstü Araç Kiralama” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Mersin Kapalı-Açık Ceza İnfaz Kurumu İşyurdu Müdürlüğü tarafından 06.01.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “4 x 27 ve Üstü Araç Kiralama” ihalesine ilişkin olarak Böke Özel Eğ. Öğr. Tur. Taş. Tem. Oto Eml. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 24.01.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 03.02.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.02.2020 tarih ve 7730 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.02.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/291 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihaleye katılmaya ilişkin hususlarla ilgili İdari Şartname’nin 7.4.1’inci maddesinde banka referans mektubuna yönelik düzenleme yapıldığı, 14.01.2020 tarihinde EKAP üzerinden taraflarına tebliğ edilen kesinleşen ihale kararı eki ihale komisyonu kararına göre teklif dosyası içerisinde banka referans mektubu olmadığından dolayı tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olmasına rağmen ihalenin ilk oturumunda değerlendirme dışı bırakıldığı, ihaleye ait teklif dosyalarını hazırlayan ve sunan firma temsilcilerinin, İdari Şartname’nin 7.4.1’inci maddesinde belirtilen banka referans mektubunu hazır olmasına rağmen sehven teklif dosyası içerisinde sunmamış olduğu zira ilk oturumda çantasında bulundurduğu, İdari Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde yer alan düzenleme ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde yer alan hükümlere göre kaynakların verimli kullanılması ilkesi gereği teklif tutarlarının en avantajlı teklif olması sebebiyle kamu yararı gözetilerek ihale günü hazır olan banka referans mektuplarının verilecek ek süre ile tamamlatılmasının mümkün olduğu, zira ihaleye katılan firma temsilcileri tarafından da bu durumun ilk oturumun ardından ihale komisyonuna şifahi olarak bildirdiği ve banka referans mektubunu ihale komisyonuna sunduğu, dolayısıyla ilgili belgenin ihale dosyası içerisinde mevcut olduğu, sonuç olarak tekliflerinin yeniden değerlendirmeye alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif olması nedeniyle kamu zararına yol açılmaması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

Ekonomik ve malî yeterliğin belirlenmesi için;
Bankalardan temin edilecek isteklinin malî durumu ile ilgili belgeler,

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak, a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir.

Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

7.4. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10’undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “… 31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin kapsamının 4 x 27 ve üstü araç kiralama hizmet alımı olduğu, ihaleye 3 isteklinin teklif sunduğu görülmüştür.

İhale komisyonunca düzenlenen zarf açma ve belge kontrol tutanağına göre, başvuru sahibi Böke Öz. Eğ. Öğ. Tur. Taş. Tem. Oto. Eml. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin banka referans mektubunun teklif zarfında bulunmadığının tespit edildiği anlaşılmış olup, ihale komisyonu kararında söz konusu isteklinin teklifinin “referans mektubunu getirmemesi neticesinde, eksik evrak bulundurmaktan elenmiştir.” şeklinde gerekçe ile değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Ayrıca, diğer isteklilerin tekliflerinin geçerli kabul edilerek ihalede ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklifler olarak belirlendiği görülmüştür.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde, isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için teklifleri kapsamında sunmaları gereken belgeler sayılmış olup, bu kapsamda banka referans mektubunun da anılan Şartname’nin 7.4.1’inci maddesinde istenen yeterlik kriterini sağlamak üzere sunulması gereken belgeler arasında olduğu anlaşılmıştır.

Bu nedenle, İdari Şartname’nin 7.4.1’inci maddesinde istenen yeterlik kriterine ilişkin hususların isteklilerin teklifleri kapsamında sağlanması ve idarece söz konusu değerlendirmenin de isteklilerin teklifleri kapsamında sunduğu belgeler üzerinden yapılması gerektiği anlaşılmıştır.

İdarece ihale işlem dosyası içerisinde başvuru sahibi Böke Öz. Eğ. Öğ. Tur. Taş. Tem. Oto. Eml. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye ait olarak gönderilen teklif dosyası incelendiğinde, banka referans mektubunun sunulmadığı ve İdari Şartname’nin 7.4.1’inci maddesinde istenen yeterlik kriterinin tevsik edilmediği anlaşılmıştır.

Öte yandan kamu ihale mevzuatı uyarınca, ihale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarelerce tamamlatılmayacağı, ancak, geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılabileceği anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen tespitler uyarınca, başvuru sahibi istekli tarafından banka referans mektubu ile sağlanması gereken kriterin teklif dosyası kapsamında tevsik edilmediği ve söz konusu hususun bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılmasının da mümkün olmadığı anlaşıldığından, idarece başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik tesis edilen işlemde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.